วันพฤหัสบดีที่ 22 สิงหาคม พ.ศ. 2556

บทที่ 4 การจัดการข้อมูลสารสนเทศเเละเอกสารสำนักงาน



ระบบสารสนเทศ



                     ระบบสารสนเทศ (Information system) หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วยส่วนต่างๆ ได้แก่ ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ ระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล ผู้พัฒนาระบบ ผู้ใช้ระบบ พนักงานที่เกี่ยวข้อง และ ผู้เชี่ยวชาญในสาขา ทุกองค์ประกอบนี้ทำงานร่วมกันเพื่อกำหนด รวบรวม จัดเก็บข้อมูล ประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างสารสนเทศ และส่งผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่ได้ให้ผู้ใช้เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงาน การตัดสินใจ การวางแผน การบริหาร การควบคุม การวิเคราะห์และติดตามผลการดำเนินงานขององค์กร




การจัดการข้อมูลในสำนักงาน


1 ความจำเป็นของการจัดการข้อมูลในสำนักงาน 



           ในการจัดการข้อมูลที่ผ่านมามักจะมีการใช้แรงงานคนจัดทำด้วยมือและเก็บบันทึกไว้ในเอกสาร ซึ่งทำให้เกิดปัญหาปริมาณเอกสารข้อมูลที่ไม่ได้จัดเป็นระเบียบมีจำนวนมาก รวมทั้งสถานที่จัดเก็บเอกสารไม่เพียงพอ การให้ความสำคัญในการจัดการข้อมูลในอดีตไม่มากอย่างปัจจุบันนี้ เนื่องจากการขาดเครื่องมือซึ่งจะช่วยในการจัดการข้อมูล ประกอบกับการแข่งขันทางธุรกิจซึ่งจำเป็นต้องอาศัยข้อมูลและสารสนเทศเพื่อตอบสนองการดำเนินธุรกิจและตัดสินใจไม่รุนแรงมากเท่าปัจจุบัน

          1.1 ปริมาณข้อมูลในสำนักงาน (data volume) การจัดการข้อมูลที่ดีทำให้ข้อมูลมีระเบียบง่ายต่อการใช้งาน 

          1.2 การใช้ข้อมูลร่วมกัน (data sharing) ข้อมูลในสำนักงานเป็นทรัพยากรที่ผู้เกี่ยวข้องต้องใช้ซ้ำแล้วซ้ำเล่า ดังนั้นการจัดการข้อมูลช่วยทำให้ข้อมูลเหล่านั้นมีความเป็นปัจจุบัน เพื่อให้ผู้ใช้หรือผู้เกี่ยวข้องนำข้อมูลไปใช้ได้อย่างเหมาะสมและให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง

          1.3 ความถูกต้องแม่นยำของข้อมูล (data accuracy) การจัดการข้อมูลจะช่วยกลั่นกรองความถูกต้องของข้อมูล ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญที่มีผลต่อการปฏิบัติงานและการตัดสินใจ

          1.4 ความสมบูรณ์ของข้อมูล (data integrity) การจัดการข้อมูลต้องคำนึงถึงความสมบูรณ์และสอดคล้องของข้อมูล หากนำเทคนิคและวิธีการจัดการข้อมูลมาใช้อย่างถูกต้อง

          1.5 ความปลอดภัยของข้อมูล (data security) ข้อมูลขององค์การเป็นทรัพยากรต้องดูแลรักษา เพราะเป็นเรื่องเกี่ยวกับองค์การ 


2 กิจกรรมการจัดการข้อมูลในสำนักงาน



            การจัดการข้อมูล (data management) เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล กิจกรรมเหล่านี้ประกอบด้วย การเก็บรวบรวมข้อมูล (data capture/data acquisition) การบันทึกข้อมูล (data entry) การจัดเก็บข้อมูล (data filing/data storing) การสอบถามและนำข้อมูลออกมาใช้งาน (data query/retrieval) และการบำรุงรักษาข้อมูล (data maintenance) ในแต่ละกิจกรรมที่กล่าวมายังมีกิจกรรมย่อย ๆ เพื่อทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องสมบูรณ์ และเหมาะสมในการใช้งาน โดยทั่วไปประกอบด้วย

          2.1 การเก็บรวบรวมข้อมูล (data capture/data acquisition) เป็นกิจกรรมเก็บข้อมูลดิบ ณ จุดกำเนิดข้อมูล ได้แก่ การใช้เครื่องอ่านรหัสแท่งอ่านรหัสสินค้าตามห้างสรรพสินค้าเพื่อเก็บข้อมูลเข้าเครื่องทันที หรือการใช้พนักงานจดบันทึกเพื่อป้อนเข้าเครื่องภายหลัง

          2.2 การบันทึกข้อมูล (data entry) เป็นกิจกรรมในการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้แล้ว ทำการบันทึกเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ ในปัจจุบันการเก็บรวบรวมข้อมูลและการบันทึกข้อมูลมักจะเป็นกระบวนการที่ทำร่วมกันไปทันที

          2.3 การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล (data editing) ข้อมูลที่เก็บรวบรวมและบันทึกเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์นั้นอาจมีความผิดพลาด ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องข้อมูลภายหลังจากที่บันทึกเข้าไปแล้ว

           2.4 การจัดเก็บข้อมูล (data storing) หากข้อมูลที่เก็บเป็นเอกสารกระดาษ กิจกรรมนี้คือ การเก็บเอกสารลงในแฟ้มเอกสารที่แยกตามหมวดหมู่ แต่หากเป็นการจัดเก็บในระบบคอมพิวเตอร์ในขั้นนี้จะเป็นการเก็บข้อมูลโดยใช้ระบบแฟ้มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

           2.6 การบำรุงรักษาข้อมูล (data maintenance) เป็นการดูแลข้อมูลให้ทันสมัย และการสำรองข้อมูลเพื่อป้องกันการสูญหาย

           2.7 การกู้ข้อมูล (data recovery) เป็นการเรียกแฟ้มข้อมูลจริงหรือข้อมูลที่ถูกลบทิ้งหรือทำลายไป ให้กลับมาใช้งานได้ใหม่ ส่วนมากมักจะมีโปรแกรมสำเร็จที่ช่วยกู้ข้อมูลที่ถูกทำลายไปให้กลับมาใช้งานใหม่ได้

           2.8 การเก็บรักษาข้อมูล (data retention) ในการจัดการข้อมูลจำเป็นต้องมีการกำหนดระยะเวลาของข้อมูลที่จะมีผลบังคับในการใช้งาน

           2.9 การทำลายข้อมูล (data scraping) เป็นกิจกรรมที่ทำลายข้อมูลที่ไม่มีความจำเป็นต้องเก็บรักษาไว้แล้ว ในกรณีที่เป็นกระดาษก็เป็นการทำลายเอกสาร แต่ในกรณีสื่ออิเล็กทรอนิกส์ก็จะเป็นการนำสื่อบันทึกนั้นมาใช้งานโดยการนำไปบันทึกซ้ำทำให้ข้อมูลเดิมถูกแทนที่ด้วยข้อมูล 


การจัดเก็บเอกสาร



                    การจัดเก็บเอกสาร หมายถึง ขบวนการจัดเก็บให้เป็นระเบียบ และสะดวกในการค้นหาเมื่อต้องการ วัตถุประสงค์ที่ส าคัญในการเก็บเอกสารเพื่อให้สามารถค้นหาเอกสารได้ทันทีที่ต้องการ เพื่อรวบรวมเอกสารที่สัมพันธ์ไว้แหล่งเดียวกันและเพื่อให้แหล่งเก็บทีปลอดภัยและถาวร






รูปเเบบของเอกสาร



                    เอกสาร คือ กระดาษ หรือวัตถุใด ๆ ที่ได้ถูกบันทึก หรือทำให้ปรากฏด้วยการเขียน พิมพ์ ถ่ายรูป บันทึก หรือวิธีอื่นใด ให้ปรากฏเป็นข้อมูล ข่าวสาร ตัวเลข แบบ แผนผัง หรือสัญลักษณ์ อย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งทำให้เกิดความหมายเพื่อการสื่อสารเกิดความเข้าใจได้

ในสมัยโบราณ เอกสารจะปรากฏเป็นข้อความที่บันทึกลงในแผ่นหนัง ผ้า ใบลานหรือวัสดุที่คาดว่าจะมีความคงทน และหาได้ในขณะนั้น ต่อมาเมื่อมีกระดาษ ข้อมูล ข่าวสารต่าง ๆ จึงถูกบันทึกในกระดาษ เกิดเป็นคัมภีร์ หนังสือ และเอกสารต่าง ๆ

ในยุคปัจจุบัน จะมีการบันทึกข้อมูล ข่าวสาร ด้วยระบบทางอิเล็กทรอนิกส์ ลงในฮาร์ดดิสก์ หรือ จานบันทึกแบบแข็ง ฟลอปปี้ดิสก์ (จานบันทึกแบบอ่อน) คอมแพคดิสค์ (Compact Disc) หรือซีดี หรือแผ่นดีวีดีเกิดเป็นเอกสารที่เรียกว่า เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

                    รูปแบบเอกสารใช้ได้หลายระบบ (อังกฤษ: portable document format (ย่อ: pdf)) คือ รูปแบบแฟ้มลักษณะหนึ่ง ที่พัฒนาโดยบริษัทอะโดบีซิสเต็มส์ สำหรับแสดงเอกสารที่สามารถใช้งานได้ในทุกระบบปฏิบัติการ และยังคงลักษณะเอกสารเหมือนต้นฉบับ เอกสารในรูปแบบนี้สามารถจัดเก็บ ตัวอักษร รูปภาพ รูปลายเส้น ในลักษณะเป็นหน้าหนังสือ ตั้งแต่ หนึ่งหน้า หรือหลายพันหน้าได้ในแฟ้มเดียวกัน รูปแบบเป็นมาตรฐานที่เปิดให้คนอื่นสามารถเขียนโปรแกรมมาทำงานร่วมกันได้เเบ่งเป็น 2 รูปเเบบ


          1. เอกสารหน่วยงานราชการ
          2. เอกสารหน่วยงานธุรกิจ





หนังสือราชการ


                    หนังสือราชการ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 หมายถึง เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ซึ่งรวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐาน การสืบสวนสอบสวน คำร้องหรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่และเอกสารนั้นได้ลงทะเบียนรับเข้าของทางราชการแล้ว




หนังสือราชการ มี 6 ชนิด คือ


1. หนังสือภายนอก 

2. หนังสือภายใน 

3. หนังสือประทับตรา 

4. หนังสือสั่งการ 

5. หนังสือประชาสัมพันธ์ 

6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

ความแตกต่างหนังสือราชการภายนอกเเละหนังสือราชการภายใน



หนังสือภายนอก
หนังสือภายใน
1. ติดต่อระหว่างกระทรวง หรือบุคคลภายนอก
2. ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกระทรวง
หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
3.ใช้รูปแบบหนังสือภายนอก “กระดาษครุฑ”
มีเรื่อง เรียน อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย
4. เป็นพิธีการเต็มรู ปแบบ ออกเลขที่ทุกครั้ง
5. ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย
6. มีสําเนาคู่ฉบับ และสําเนาครบถ้วน
1. ติดต่อระหว่างกรม หรือเทียบเท่าในสังกัดกระทรวงเดียวกัน
2.ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
3. ใช้รูปแบบหนังสือภายใน “กระดาษบันทึกข้อความ”
มีเฉพาะเรื่อง เรียน
4. เป็นทางการ ออกเลขที่ แต่เป็นพิธีการน้อยกว่า
หนังสือภายนอก
5. ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย
6. มีสําเนาคู่ฉบับและสําเนาครบถ้วน





เขียนโดย ที่ ไม่มีความคิดเห็น:
สมัครสมาชิก: บทความ (Atom)