บทที่่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน

ความหมายของงานสำนักงาน

       การปฏิบัติงานในสำนักงานนับว่าเป็นงานที่มีความสำคัญที่องค์การธุรกิจประเภทต่าง ๆ ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจประเภทผลิตสินค้า ขายสินค้า หรือธุรกิจให้บริการ งานสำนักงานมักเข้ามาเกี่ยวข้องอยู่ด้วยในทุก ๆ หน้าที่ เพื่อช่วยส่งเสริมสนับสนุนการทำงานให้เกิดความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น งานสำนักงานเป็นงานที่เป็นศูนย์รวมของการให้บริการอำนวยความสะดวก เพื่อให้กิจการหลักขององค์การธุรกิจดำเนินไปได้ด้วยดี เปรียบเสมือนงานแม่บ้านที่จะต้องดุแลความเรียบร้อยในเรื่องต่าง ๆ และงานให้บริการอำนวยความสะดวกแก่บุคคลภายใน และภายนอกหน่วยงานทุกระดับ

       สำนักงาน คือ สถานที่ที่ใช้สำหรับปฏิบัติงานในด้านเอกสาร หนังสือหรือข้อมูลข่าวสาร สำนักงานถือเป็นเสมือนหัวใจและมันสมองของการบริหารงานทั่ว ๆ ไปในวงราชการ เอกชน และรัฐวิสาหกิจ สำนักงานเป็นศูนย์รวมของการบริหารงานด้านต่าง ๆ เช่น งานสารบรรณ งานบัญชี บทบาทหน้าที่หลักของงานสำนักงานคือ การให้บริการ แก่หน่วยงานอื่น ทุกองค์การมีความจำเป็นที่จะต้องมีสำนักงานเพื่ออำนวยความสะดวกในด้านต่าง ๆ แก่บุคคลภายในและบุคคลภายนอกองค์การ

ความสำคัญและขอบเขตของงานสำนักงาน

      งานสำนักงานเป็นงานที่มีความสำคัญที่ทุกหน่วยงานไม่ว่ากิจการจะมีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่จะต้องจัดให้มีส่วนที่เป็นสำนักงาน เพื่อทำหน้าที่อำนวยความสะดวก รับเรื่องราว เอกสาร การติดต่อต่าง ๆ แต่งานสำนักงานมิได้มีหน้าที่เพียงแต่รับส่งเอกสารเท่านั้น แต่ยังมีหน้าที่อื่น ๆ อีกมากมาย เช่น การดูแลความสะอาดเรียบร้อยของอาคารสถานที่ภายในและภายนอกสำนักงาน การประชาสัมพันธ์ งานพัสดุ งานบุคลากร งานจัดซื้อ งานขาย งานการเงิน งานเหล่านี้จะมีงานสำนักงานเข้าไปแทรกอยู่ในกระบวนการปฏิบัติ เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างสะดวกราบรื่นบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การและช่วยเสริมสร้างความเข้าใจอันดีทั้งภายในภายนอกหน่วยงาน การเสริมสร้างภาพพจน์ให้แก่หน่วยงาน รวมถึงงานเบ็ดเตล็ดอื่น ๆ อีกมากมาย ซึ่งสามารถสรุปได้ว่างานสำนักงานมีขอบเขตดังนี้

องค์ประกอบของสำนักงาน

สาระสำคัญ

          องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ หรือสำนักงานสมัยใหม่ สำนักงานอัตโนมัติก็คือสำนักงานประเภทหนึ่ง สิ่งที่ทำให้มีความแตกต่างจากสำนักงานทั่วไปคือการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาเชื่อมต่อการปฏิบัติงานกับสารสนเทศของพนักงานและผู้บริหารดังนั้นองค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติจึงไม่ได้แตกต่างไปจากสำนักงานธรรมดาซึ่งประกอบด้วย บุคลากร กระบวนการปฏิบัติงาน เอกสารข้อมูล สารสนเทศ เทคโนโลยี การบริหารจัดการ

ถ้าจะพิจารณาองค์ประกอบของสำนักงานแล้ว สามารถพิจารณาออกได้เป็น 2 ประเภทคือ สิ่งแวดล้อมภายนอกสำนักงาน และสิ่งแวดล้อมภายในสำนักงาน ฉะนั้นผู้บริหารสำนักงานอัตโนมัติจะต้องเห็นความสำคัญของสิ่งแวดล้อมทั้ง 2 ประเภทนี้ โดยต้องปรับปรุงแก้ไขให้เป็นไปตามความต้องการของผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานนั้น ๆ ดังนี้

1. สิ่งแวดล้อมภายนอกสำนักงาน

       มีองค์ประกอบที่พอจะพิจารณาได้ดังนี้1.1 ที่ตั้งสำนักงาน สภาแวดล้อมเกี่ยวกับที่ตั้งของสำนักงานก็มีการเปลี่ยนแปลงไปจากในสมัยก่อน ในอดีตสภาพแวดล้อมของสำนักงานบางแห่งไม่ใคร่สะดวกสบายนัก สำนักงานอาจจะตั้งอยู่ ณ จุดที่อยู่นอกเส้นทางคมนาคมหลักไปมาได้ไม่ใคร่สะดวก ระบบขนส่งสาธารณะไม่พอเพียง การสื่อสารโทรคมนาคมก็ลำบากเพราะความจำกัดของเลขหมายโทรศัพท์ ร้านค้าและร้านอาหารสำหรับให้บริการพนักงานก็มีน้อยและไม่ใคร่ถูกสุขลักษณะ แต่ในปัจจุบันสภาพโดยรวมของประเทศได้เปลี่ยนไปจากเดิม การเฟื่องฟูของเศรษฐกิจของประเทศในช่วงตั้งแต่ปี พ.ศ. 2530-2540 ได้ทำให้เกิดการก่อสร้างอาคารสำนักงานสมัยใหม่มากขึ้น เกิดกิจการต่าง ๆ ในย่านสำนักงานมากขึ้นโดยเฉพาะร้านค้าและร้านอาหารสำหรับให้บริการพนักงาน แม้แต่ในหน่วยงานของรัฐเองก็เอาใจใส่สภาพแวดล้อมของสำนักงานมากขึ้น มีการจัดรูปแบบสำนักงานใหม่เพื่อให้พนักงานเจ้าหน้าที่มีความรู้สึกที่ดีต่อการปฏิบัติงานมากขึ้น ส่วนทางด้านระบบโทรศัพท์ก็ได้มีการปรับปรุงให้เลขหมายโทรศัพท์มากขึ้นทั้งในส่วนกลางและส่วนภูมิภาคทำให้การติดต่อสื่อสารมายังสำนักงานสะดวกสบายมากขึ้น และเป็นผลให้การปฏิบัติงานของสำนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย

               1.2 การคมนาคม สภาพแวดล้อมที่ผู้บริหารสำนักงานส่วนมากไม่สามารถแก้ไขได้

เองคือ สภาพของการคมนาคมและระบบคมนาคม การเดินทางของพนักงานและผู้บริหารจากบ้านหรือที่พักอาศัยมายังสำนักงานนั้นเป็นเรื่องสำคัญมาก

               1.3 เศรษฐกิจ สภาพเศรษฐกิจของไทยในปัจจุบันเป็นปัญหาต่อผู้ประกอบการ และ

ผู้ขายแรงงานเป็นอย่างมาก ถ้าหากว่าสำนักงานใช้เทคโนโลยีสูง จะทำให้เสียค่าใช้จ่ายการซื้ออุปกรณ์มาใช้ในระบบรวมทั้งต้องจ้างแรงงานที่มีความรู้ความสามารถ ซึ่งค่าแรงก็จะแพง สิ่งเหล่านี้ผู้บริหารจะต้องเป็นผู้มีวิสัยทัศน์ สามารถมองสภาพเศรษฐกิจในอนาคตได้

               1.4 การเมือง การเมืองย่อมมีผลกระทบต่อการลงทุนของสถานประกอบการต่าง ๆ ถ้าการเมืองดำเนินไปตามระบอบประชาธิปไตยแล้วจะทำให้ภาวะการลงทุนด้านธุรกิจอุตสาหกรรมดี มีการเพิ่มเงินลงทุน การเงินหมุนเวียน การใช้จ่ายเงินคล่องตัว ซึ่งจะทำให้รายได้ขององค์กรนั้น ๆ

ดีขึ้น จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีสำนักงานเพื่อค้นหาข้อมูลได้อย่างสะดวก

               1.5 สังคม สภาพแวดล้อมทางสังคม เป็นสิ่งที่ต้องคำนึงถึงในการจัดตั้งสำนักงาน ถ้าสังคมดีมีความรักสามัคคี มีระเบียบวินัยของสังคมดี ย่อมทำให้สภาพของแรงงานในท้องถิ่นนั้นดีขึ้น ย่อมส่งผลต่อแรงงานของพนักงานในสำนักงานได้

       พนักงานสำนักงานมีหลายประเภท ต่างทำหน้าที่ของตนซึ่งอาจคล้ายคลึง หรือต่างกันก็ได้ พนักงานสำนักงานทุกประเภทต้องมีคุณสมบัติต่อไปนี้

1. พูดและเขียนภาษาไทยได้ดี

2. ใช้ตัวสะกดการันต์ได้ถูกต้อง

3. คิดเลขได้ถูกต้องและรวดเร็ว

4. ลายมือดี อ่านง่าย

5. ทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ดี

พนักงานในหน่วยงานบัญชี

1. รู้หลักการดำเนินการธุรกิจ

2. ใช้เครื่องบวกเลขและคำนวณเลขได้แคล่วคล่องและว่องไว

3. มีความรู้สึกรับผิดชอบอย่างสูงในงานที่ทำ

4. มีนิสัยการทำงานที่แม่นยำและมีระเบียบ

5. รู้จักตัดสินใจได้ถูกต้อง

6. รู้จักปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์

7. รู้จักรักษาความลับในงานที่ทำ

8. มีความรู้ดีในหลักบัญชี

2. กระบวนการปฏิบัติงานในสำนักงานอัตโนมัติ

       งานที่ปฏิบัติในสำนักงานทั่ว ๆ ไปมีหลายประเภท งานเหล่านี้ส่วนมากแล้วยังคงเหมือนเดิม ไม่ได้เปลี่ยนแปลงไปมากนักคงมีแต่การเปลี่ยนไปใช้เครื่องมืออัตโนมัติมากขึ้นเท่านั้น สิ่งที่ปฏิบัติในสำนักงานอาจจะสรุปรวมเป็นข้อ ๆ ได้ดังนี้

               2.1 การรับเอกสารและข้อมูล การปฏิบัติงานในสำนักงานอัตโนมัติ อาจมีการ

ปรับเปลี่ยนรูปแบบการรับเอกสารและข้อมูลใหม่ เอกสารที่ได้รับเข้ามาจำนวนมากอาจจะยังเป็นกระดาษอยู่ แต่จะมีเอกสารจำนวนหนึ่งที่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ส่งผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์มาจากลูกค้า หรือบุคคลอื่นโดยตรงหรือส่งมาในรูปแบบอีดีไอ (Electronic Data Interchange, EDI)

               2.2 การบันทึกเอกสารและข้อมูล การปฏิบัติงานด้านนี้จะปรับเปลี่ยนเป็นการ

บันทึกลงในระบบคอมพิวเตอร์มากขึ้น เมื่อบันทึกแล้วปัญหาที่จะต้องระมัดระวังคือ การป้องกันรักษาความปลอดภัยไม่ให้ถูกผู้ประสงค์ร้ายมาโจรกรรมหรือลักลอบเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูล

               2.3 การสื่อสารเอกสารและข้อมูล การปฏิบัติงานด้านนี้จะยังคงมีทั้งการส่ง

เอกสารที่เป็นกระดาษและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปยังพนักงานกลุ่มต่าง ๆ ในหน่วยงาน นอกจากนั้นก็จะมีการปรับปรุงการสื่อสารด้วยโทรศัพท์ให้ก้าวหน้ามากขึ้น มีการบันทึกเสียงพูดหรือคำสั่งโดยระบบไปรษณีย์เสียง (voice mail) สำหรับเก็บให้ผู้รับฟังเปิดฟังเมื่อผู้รับไม่อยู่ในสำนักงานขณะกำลังเรียกเข้ามา

รูปเเบบของสำนักงาน

       สำนักงานของราชการ (Bureau) สำนักงานของราชการ (Bureau) เป็นสำนักงานแรกที่ผู้ใช้บริการได้รับผ่านมุมมองในตอนนั้นก็คือ เป็นสถานที่ที่เต็มไปด้วยคนใส่ชุดสีกากี สีขาว สีเขียว (แยกงานกันด้วยสีสันของแต่ละหน่วยงาน) ในขณะที่คนไปติดต่อก็เป็นพวกหลากสี ชวนให้นึกถึง ความล่าช้าในการทำงาน จะต้องไปติดต่อกับโต๊ะทำงานอย่างน้อย 2 จุดขึ้นไป บนโต๊ะทำงานประกอบด้วยจำนวนของเอกสารวางเรียงรายกัน ทั้งเป็นระเบียบ และกองสุมไว้ ยังไม่นับจำนวนพนักงานที่มีมาก มองไม่ออกว่า คนล้นงานหรืองานล้นคน

สำนักงานอัตโนมัติ

       OA (office automation) สำนักงานอัตโนมัติ คำนี้ผู้เขียนได้รับรู้ว่า เป็นเรื่องที่ใหม่สุด ๆ ประมาณปี 2527 (ผู้อ่านบางคนยังเป็นฝุ่นอยู่) พวกเรียนด้านบริหารธุรกิจตอนนั้นจะต้องเรียน จำได้ว่า มีบทความข้อเขียนในนิตยสาร/วารสารหลายเล่มและส่วนใหญ่แปลมาจากภาษาอังกฤษ สำนักงานแบบนี้มีอยู่จริงเป็นสำนักงานใหญ่ขององค์กรต่าง ๆ ที่มีสาขาอยู่ในต่างจังหวัด สำนักงานตั้งอยู่ในกรุงเทพฯ องค์กรที่มีลักษณะแบบนี้ เท่าที่พบเห็นตามสื่อ ได้แก่ ธนาคารทั้งของไทยและต่างประเทศ รวมถึงบริษัทต่างชาติที่มีสาขาในประเทศไทย หรือ บริษัทที่ติดต่อกับต่างประเทศ มีศัพท์ใหม่ที่เกิดขึ้นก็คือ word processing เป็นอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานที่ทันสมัยขึ้นรวมถึงคอมพิวเตอร์ มีจอภาพเป็นสีเขียวหรือสีเทา และคนใช้คอมพิวเตอร์ จะต้องเป็นผู้ที่จบจากสาขาคอมพิวเตอร์ หรือชื่ออื่นในยุคนั้น เช่น สารสนเทศOA (office automation)

สำนักงานไร้กระดาษ Paperless Office

       Paperless Office สำนักงานไร้กระดาษ ช่วงประมาณปี 2541 คำนี้เป็นศัพท์ใหม่ที่วงราชการนำมาใช้ หลังจากวงการธุรกิจได้ใช้ไปแล้ว ถึงตอนนี้คอมพิวเตอร์ได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของสำนักงานแทนที่เครื่องพิมพ์ดีด ไฟฟ้าไปเรียบร้อยแล้ว จำได้ว่า ตอนนั้นทุกคนต้องใช้ window 95 มีเครื่องพิมพ์กระดาษหรือที่ติดปากเราในที่สุดคือ เครื่องพรินเตอร์ (printer) รุ่นแรก ๆ ต้องเป็นแบบดอทเมทริกซ์ เพราะจะประหยัดหมึก สามารถใช้ได้หลายครั้ง และเมื่อเสียงเครื่องพิมพ์ดีดหายไปก็ถูกแทนที่ด้วยเสียงแกร็กๆ ของเครื่องใช้สำนักงานแบบนี้แทน วัสดุสำนักงานที่พนักงานสำนักงานต้องมีได้แก่ แผ่นดิสก์ ขนาด 5 ¼ นิ้ว จนถึงขนาด 3.5 นิ้วตามลำดับ ช่วงนี้เช่นกันก็เริ่มมี HandyDrive ราคาตอนนั้น ประมาณ 2,800 บาท หน่วยความจำ 128 MB (ไม่ได้พิมพ์ตัวเลขและอักษรผิด)

สำนักงานเสมือน Virtual Office

       Virtual Office ออฟฟิศในอากาศ บางชื่อก็เรียกว่า Space Office บริการสำนักงานเสมือนจริง เป็นอีกก้าวหนึ่งของสำนักงาน โดยที่ไม่ต้องมีภาระในการซื้อหรือเช่าสำนักงาน แต่มีพนักงานที่คอยดำเนินการในเรื่องต่าง ๆ ให้ไม่ว่า จะเป็นการรับโทรศัพท์ ตอบอีเมล รับฝากข้อความ จัดส่งเอกสารและติดต่องานให้ คำจำกัดความเรื่อง งานสำนักงานที่จะต้องดูแลเรื่องการจัดสำนักงาน ข้อนี้คงจะต้องถูกยกเว้นบางกรณีไปในที่สุด

       อุปกรณ์ เครื่องใช้สำนักงานยิ่งมีความทันสมัยยิ่งขึ้น ระบบ wire network ค่อย ๆ ลดความสำคัญลง ต่อไป ก็เข้าสู่ระบบที่เป็น wireless ทั้งเจ้านายและลูกน้องสามารถติดต่อกันได้โดยไม่ต้องพบหน้าค่าตากันอีก notebook เข้ามาแทนที่การใช้งานได้ทั้งภายนอกและภายในสำนักงาน สำนักงานมีเครื่องตกแต่งสำนักงานที่ดูทันสมัย ตู้เก็บเอกสารและเครื่องใช้สำนักงานบางประเภทไม่มีความจำเป็น พนักงานสามารถนั่งทำงานที่จุดใดก็ได้โดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ รูปลักษณ์ของสำนักงานที่กะทัดรัด ไม่โอ่โถง มีคนทำงานเพียงแค่ 2-3 คนในแผนกก็สามารถทำงานได้ทั้งหมด พนักงานสำนักงาน จะเป็นผู้ที่มีความสามารถในการติดต่อสื่อสารด้วยการใช้อินเทอร์เน็ต อีเมล และการติดต่อทางผ่านโทรศัพท์มือถือ

สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ E-Office (Electronic office)

       E-Office (Electronic office) สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ วันนี้ก็คงจะปฏิเสธไม่ได้ว่า เกือบทุกหน่วยงาน โดยเฉพาะภาคเอกชน ซึ่งนำหน้ามานานแล้วในเรื่องนี้ ซึ่งมันมาพร้อมกับระบบการติดต่อสื่อสารแบบไร้พรมแดน ทั้งอินเทอร์เน็ต โทรศัพท์มือถือ หน่ำซ้ำยังใช้ระบบร่วมกันได้อีก โฉมหน้าของสำนักงานทุกแห่งเปลี่ยนไป เครื่องคอมพิวเตอร์เข้ามาเต็มรูปแบบ อีกทั้งยัง มีภาพของสำนักงานที่ทันสมัยสุดๆ จอคอมพิวเตอร์ ที่เป็นแบบก้อน ๆ ใหญ่แทนที่ด้วยจอแบน เครื่องพิมพ์จากที่เคยส่งเสียงดังกับเงียบสนิทและไม่จำเป็นต้องซื้อเข้ามาใน สำนักงานมากมาย แต่สามารถใช้ร่วมกันได้ และยังไม่นับรวมอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานที่ปรับรูปแบบสามารถใช้งานได้หลาก หลายทั้ง ถ่ายเอกสาร พิมพ์เอกสาร ส่งแฟกซ์ การสแกน การบันทึกเอกสารในรูปแบบต่าง ๆ ที่จะนำไปใช้งานได้ในเครื่องเดียวกัน วัสดุสำนักงานจากแผ่นดิสก์ ปรับเปลี่ยนมาเป็นแผ่นซีดีหรือดีวีดี ที่สามารถบันทึกข้อมูลได้เป็นจำนวนมาก มีชื่อวัสดุสำนักงานชื่อแปลกใหม่ ไม่ว่าจะเป็น USB, Flash drive, USB hub, Gadget สำหรับคอมพิวเตอร์เกิดขึ้นตามมาอย่างมากมาย

http://www.learners.in.th/blogs/posts/383930

http://www.softbizplus.com/apartment/824-office-type

http://chakrit54.wikispaces.com