บทที่ 6 เทคโนโลยีฐานข้อมูลในสำนักงาน

1.  เเฟ้มข้อมูล คือ

          แฟ้ม หรือ ไฟล์  ในทางคอมพิวเตอร์หมายถึงกลุ่มระเบียนสารสนเทศใด ๆ หรือทรัพยากรสำหรับเก็บบันทึกสารสนเทศ ซึ่งสามารถใช้งานได้กับโปรแกรมคอมพิวเตอร์ และโดยปกติจะอยู่บนหน่วยเก็บบันทึกถาวรบางชนิด ซึ่งแฟ้มนั้นคงทนถาวรในแง่ว่า ยังคงใช้งานได้สำหรับโปรแกรมอื่นหลังจากโปรแกรมปัจจุบันใช้งานเสร็จสิ้น แฟ้มคอมพิวเตอร์ถือได้ว่าเป็นของทันสมัยคู่กับเอกสารกระดาษ ซึ่งแต่เดิมจะถูกเก็บไว้ในตู้แฟ้มเอกสารของสำนักงานและห้องสมุด จึงเป็นที่มาของคำนี้

แฟ้มอาจเรียกได้หลายชื่อเช่น แฟ้มข้อมูล, แฟ้มอิเล็กทรอนิกส์, แฟ้มคอมพิวเตอร์, แฟ้มดิจิทัล, ไฟล์ข้อมูล, ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์, ไฟล์คอมพิวเตอร์, คอมพิวเตอร์ไฟล์, เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ฯลฯ

ประเภทของแฟ้มข้อมูล

แฟ้มข้อมูลสามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ดังนี้ คือ

1.แฟ้มข้อมูลหลัก (Master File) หมายถึง

            แฟ้มข้อมูลที่จัดเก็บข้อมูลที่เป็นส่วนสำคัญของระบบงาน และเก็บข้อมูลไว้อย่างถาวร ข้อมูลในแฟ้มประเภทนี้มีการเปลี่ยนแปลงไม่มากนัก ในระบบงานหนึ่ง ๆ สามารถมีแฟ้มข้อมูลหลักได้หลายแฟ้ม ตัวอย่างเช่น ระบบการขาย มีแฟ้มข้อมูลหลัก คือ แฟ้มลูกค้า แฟ้มสินค้า

2.แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction File) หมายถึง

          แฟ้มข้อมูลที่จัดเก็บข้อมูลรายการที่เกิดขึ้นประจำวัน หรือความเปลี่ยนแปลงที่มีผลต่อแฟ้มข้อมูลหลัก เป็นรายการย่อยที่เกิดขึ้นเพื่อนำไปปรับปรุง (Update) แฟ้มข้อมูลหลัก แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลงนี้เป็นข้อมูลชั่วคราว เมื่อทำการประมวลผลเสร็จแล้ว จะเก็บไว้หรืไม่ก็ได้ ตัวอย่างเช่น ระบบการขาย มีแฟ้มรายการเปลี่ยนแปลงคือ รายการสินค้าที่เกิดขึ้นประจำวัน รายการส่งสินค้าให้ลูกค้า

2.   พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์  คือ 

          การพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์  หรือ อีคอมเมิร์ซ (e-Commerce)  หมายถึง การทำธุรกรรมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ในทุกๆ ช่องทางที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ อินเทอร์เน็ต และระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ การพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์สามารถกระทำผ่าน โทรศัพท์เคลื่อนที่ การโอนเงินอิเล็กทรอนิกส์ การจัดการห่วงโซ่อุปทาน การโฆษณาในอินเทอร์เน็ต แม้กระทั่งซื้อขายออนไลน์ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อลดค่าใช้จ่าย และเพื่มประสิทธิภาพขององค์กร โดยการลดบทบาทของความสำคัญขององค์ประกอบทางธุรกิจลง เช่น ทำเลที่ตั้ง อาคารประกอบการ โกดังเก็บสินค้า ห้องแสดงสินค้า รวมถึงพนักงานขาย พนักงานแนะนำสินค้า พนักงานต้อนรับลูกค้าเป็นต้น ดังนั้นจึงลดข้อจำกัดของระยะทางและเวลา ในการทำธุรกรรมลงได้

ในพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 ให้ความหมาย ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ว่าเป็น ธุรกรรมที่กระทำขึ้นโดยใช้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดหรือแต่บางส่วน

ตัวอย่างเช่น นายสมชายเปิดร้านขายสินค้าโอท็อป ผ่านทางอินเทอร์เน็ต ทำให้ลูกค้าที่อยู่ต่างประเทศ สามารถเข้ามาดูตัวอย่างสินค้า และติดต่อซื้อขายกันได้ โดยผ่านทางสื่ออิเล็กทรอนิกส์

เทคโนโลยีสารสนเทศที่รุดหน้า ทั้งระบบโทรคมนาคม ระบบคอมพิวเตอร์ และอินเทอร์เน็ต ทำให้การสื่อสารกันเป็นไปได้โดยง่าย และสามารถเข้าถึงผู้ใช้บริการได้หลายระดับ อีกทั้งยังสามารถโต้ตอบกันได้ทันที ทำให้สามารถเสนอธุรกรรมที่หลากหลาย เช่น การชื้อขาย การบริการหลังการขาย การโอนเงินชำระค่าบริการสินค้า การขนส่ง เป็นต้น โดยมีกฎหมายธุรกรรมพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ และกฎหมายลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ เข้ามาคุ้มครองเรื่องความปลอดภัย และยังมีกฎหมายการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ที่เข้ามาให้ความคุ้มครองด้วยในเรื่องของการเงิน

             

3.   การประมวลผลข้อมูล  คือ

          การประมวลผล (Processing) หมายถึง การนำข้อมูลที่เตรียมไว้มาทำการประมวลผลโดยกรรมวิธีหนึ่ง หรือหลายกรรมวิธี เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์ สามารถนำไปใช้งานได้

          การประมวลผลข้อมูล เป็นกรรมวิธีทำให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่กะทัดรัด มีความหมายและสะดวกต่อการนำไปใช้งาน ซึ่งวิธีการประมวลผลข้อมูลมีหลายวิธีแตกต่างกันไป ตั้งแต่อดีตกาลมนุษย์เราใช้การขีดเขียน การนับ และสัญลักษณ์มือ เพื่อแทนข้อมูล แล้วทำการคิดคำนวณเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ ต่อมาเมื่อเทคโนโลยีเจริญก้าวหน้ามากขึ้น วิธีการประมวลผลข้อมูลก็ถูกปรับเปลี่ยนให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นตามไปด้วย

ปัจจุบันนี้การประมวลผลข้อมูลที่มีใช้กันอย่างแพร่หลาย คือการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ หรือเรียกอีกอย่างว่า การประมวลผลข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เพราะเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพ สะดวก รวดเร็ว และสามารถนำผลลัพธ์มาใช้ทันต่อเหตุการณ์

4. ระบบฐานข้อมูล คือ

             ระบบฐานข้อมูล (database) หมายถึง กลุ่มของข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันและถูกนำมาจัดเก็บในที่เดียวกัน โดยข้อมูลอาจเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลเดียวกันหรือแยกเก็บหลาย ๆ แฟ้มข้อมูล แต่ต้องมีการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลเพื่อประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูลในการจัดเก็บข้อมูลในระบบฐานข้อมูลมีข้อดีกว่าการจัดเก็บข้อมูลในระบบแฟ้มข้อมูลพอสรุปประเด็นหลัก ๆ ได้ดังนี้

· มีการใช้ข้อมูลร่วมกัน (data sharing)

· ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล (reduce data redundancy)

· ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น (improved data integrity)

· เพิ่มความปลอดภัยให้กับข้อมูล (increased security)

· มีความเป็นอิสระของข้อมูล (data independency)

           เนื่องจากสังคมของเราในปัจจุบันจัดได้ว่า เป็นสังคมที่อยู่บนพื้นฐานของสารสนเทศผู้ที่มีสารสนเทศมากกว่าจะเป็นผู้ที่ได้เปรียบ หมายความว่าข้อมูลซึ่งเป็นที่มาของสารสนเทศเป็นสิ่งที่มีความสำคัญ สารสนเทศที่ดีต้องมีเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้นๆ และมีความทันสมัย ดังนั้นจึงต้องมีวิธีที่ดีเพื่อจัดการกับข้อมูลและสร้างสารสนเทศที่ดีไว้ใช้งาน
ปัจจุบันวิธีสร้างสารสนเทศที่นิยมใช้กันมาก คือการใช้ระบบฐาน ข้อมูลเนื่องจากระบบฐานข้อมูลเป็นระบบที่มีการจัดการที่ดีสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างเป็น ระบบและมีประสิทธิภาพสามารถตอบสนองความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้นการศึกษารายละเอียดของระบบฐานข้อมูลเพื่อความเข้าใจเกี่ยวกับคุณสมบัติ การออกแบบ และการใช้งานระบบฐานข้อมูลจึงเป็นสิ่งสำคัญ และจำเป็น เพื่อให้ตอบสนองความต้องการในการใช้สารสนเทศขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพและเหมาะสม

องค์ประกอบของระบบฐานข้อมูล

องค์ประกอบของฐานข้อมูล
           การพัฒนาระบบฐานข้อมูลต้องมีส่วนต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกันไม่ว่าจะเป็นบุคลากร ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ข้อมูลที่นำมาประมวลผล ทุกส่วนมีความสำคัญต่อการ

พัฒนาระบบฐานข้อมูล ดัง -รายละเอียดต่อไปนี้

- ข้อมูล (Data)
- บุคลากร (Personal)
- ฮาร์ดแวร์ (Hardware)
- ซอฟต์แวร์ (Software)

บุคลากร (Personal)

          บุคลากร หมายถึง บุคคลที่มีตำแหน่งงาน และเกี่ยวข้องกับการทำงานของ ระบบฐานข้อมูลสามารถ แบ่งออกเป็น

- ผู้วิเคราะห์และออกแบบระบบ (DBA : Database Administrator) ทำหน้าที่วิเคราะห์และออกแบบสร้างฐานข้อมูลควบคุมการใช้งานระบบฐานข้อมูลและ ดูแลความปลอดภัยเรื่องของข้อมูล
- นักพัฒนาโปรแกรม (Application Programmer) ทำหน้าที่พัฒนาโปรแกรมเพื่อเรียกใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูล
- ผู้ใช้ระบบฐานข้อมูล (User) ทำหน้าที่ใช้ระบบฐานข้อมูลที่ผู้วิเคราะห์ ออกแบบระบบและผู้พัฒนาโปรแกรมได้ทำการพัฒนาขึ้น

ฮาร์ดแวร์ (Hardware)

           ในการพัฒนาระบบฐานข้อมูล จะต้องมีการนำข้อมูลต่าง ๆ เข้ามาจัดเก็บข้อมูล จัดการกับข้อมูลในฐานข้อมูล ได้แก่ เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย (Database Server) ใช้ในการจัดเก็บฐานข้อมูลเครื่องลูกข่าย (Client) ใช้ในการเรียกใช้ข้อมูลในฐานข้อมูล และอุปกรณ์ทางด้านเครือข่าย เป็นต้น สิ่งที่ต้องคำนึงถึงเมื่อต้องพัฒนาระบบฐานข้อมูลคือ
หน่วยประมวลผลกลางและหน่วยความจำ สิ่งที่ต้องคำนึงถึงคือ ความเร็วในการประมวลผล
หน่วยความจำสำรอง เป็นอุปกรณ์ที่ใช้ในการจัดเก็บฐานข้อมูลสิ่งที่ต้องคำนึงถึง คือ ความจุในการจัดเก็บข้อมูล

ซอฟต์แวร์ (Software)

          องค์ประกอบทางด้านซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการพัฒนาระบบฐานข้อมูลนั้น ประกอบด้วย
ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Application Software) เป็นซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อใช้ในการ สร้าง User Interface เป็นส่วนในการติดต่อกับข้อมูลในฐานข้อมูลซอฟต์แวร์ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายได้แก่ ภาษา Pascal ภาษา C ภาษา Cobol ฯลฯ ปัจจุบันที่นิยมใช้ได้แก่ ภาษา Delphi ภาษา Visual – Basic เวอร์ชั่นต่าง ๆ เป็นต้น
ระบบการจัดการฐานข้อมูล (DBMS : Database Management System) ในการพัฒนามีระบบฐานข้อมูลนอกจากจะเป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์แล้ว ซอฟต์แวร์ที่จำเป็นก็คือระบบการจัดการฐานข้อมูล ซึ่งเป็นตัวกลางระหว่างบุคลากรกับฐานข้อมูลในการจัดการกับนี้ข้อมูลในฐานข้อมูล ด้วยการใช้ ภาษา SQL ภาษา Quel ภาษา QBE ระบบจัดการ -ฐานข้อมูล (DBMS) จะทำหน้าที่ดังนี้

ข้อมูล (Data)

          ข้อมูล หมายถึงข้อมูลที่ได้ทำการจัดเก็บ รวบรวม ด้วยวิธีการจัดเก็บเอกสาร หรือสอบถามข้อมูลจากบุคคลฝ่ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง แล้วนำข้อมูลมาวิเคราะห์ ออกแบบสร้างเป็นฐานข้อมูล ซึ่งมีข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในฐานข้อมูลจะต้องมีคุณสมบัติดังนี้
จะต้องเป็นข้อมูลที่สามารถใช้งานร่วมกันได้
จะต้องมีความถูกต้อง สมเหตุสมผล และเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
จะต้องไม่มีความซับซ้อน


http://www.kknbc.com
http://th.wikipedia.org
http://www.kknbc.com

บทที่ 5 เทคโนโลยีอินเตอร์เน็ต

1. ความเป็นมาของอนเตอร์เน็ต

          ในยุคของสังคมแห่งข่าวสารปัจจุบัน การสื่อสารผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ตยิ่งมีความสำคัญมากขึ้น เครือข่าวคอมพิวเตอร์สามารถแลกเปลี่ยนข่าวสารซึ่งกันและกันได้ในปัจจุบันมี เครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมโยงกันทุกทิศทั่วโลก ผู้ใช้ในซีกโลกหนึ่งสามารถติดต่อกับผู้ใช้ในซีกโลกหนึ่งได้ในเวลาอันรวดเร็วเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่รู้จักกันในชื่อของอินเตอร์เน็ต นับได้ว่าเป็นเครือข่ายที่มีบทบาทสำคัญที่สุดในยุคของสังคมข่าวสารในปัจจุบัน อินเตอร์เน็ตมีขอบข่ายครอบคลุมพื้นที่แทบทุกมุมโลกสมาชิกในอินเตอร์เน็ตสามารถใช้คอมพิวเตอร์ที่ตั้งอยู่ ณ จุดใดจุดหนึ่งก็ตามเพื่อทำการส่งข้อมูล และข่าวสารระหว่างกันได้ การบริการข้อมูลในอินเตอร์เน็ตมีหลาหลายรูปแบบและมีผู้สนใจเข้ามาใช้เพิ่มขึ้นทุกวัน มีเครือข่ายทั่วโลกที่มีการเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตประมาณ 50,000 เครือข่าย จำนวนผู้ใช้จากการคาดการณ์โดยประมาณแล้วในปัจจุบันมีเครือข่ายทั่วโลกคาดว่ามีประมาณ 100 ล้านคน และมีแนวโน้มเพิ่มมากขึ้น เราจึงกล่าวได้ว่า อินเตอร์เน็ตเป็นเครือข่ายที่ครอบคลุมพื้นที่กว้างขว้าง มีการขยายตัวสูง และมีสมาชิกมากที่สุดเมื่อเปรียบเทียบกับเครื่อข่ายที่ปรากฏอยู่ในปัจจุบัน อินเตอร์เน็ตมิได้เป็นเครือข่ายที่เกิดขึ้นโดยเฉพาะจงหากแต่มีประวัติความเป็นมาและมีการพัฒนามาอย่างต่อเนื่องนับตั้งแต่การเกิดของเครือข่ายอาร์พาเน็ต ในปี พ.ศ.2512 ก่อนที่จะก่อตัวเป็นอินเตอร์เน็ตจนกระทั่งทุกวันนี้

อินเตอร์เน็ตมีพัฒนาการมาจาก อาร์พาเน็ต(ARP Anet) ซึ่งเป็นเครื่อข่ายคอมพิวเตอร์ภายใต้การรับผิดชอบของ อาร์พาเน็ต (Advanced Pesearch Projects Agency) ในสังกัดกระทรวงกลาโหม ของสหรัฐอเมริกาอาร์พาเน็ต และโดยเนื้อแท้แล้ว อาร์พาเน็ต เป็นพลพวงมาจากการเมืองโลกในยุคสงครามเย็นระหว่างค่ายคอมมิวนิสต์และค่ายเสรีประชาธิปไตย ยุคสงครามเย็นในทศวรรษของปี พ.ศ. 2510 นับเป็นเวลาแห่งความตึงเครียดเนื่องจากภาวะสงครามเย็นระหว่างประเทศในค่ายคอมมิวนิสต์และค่ายเสรีประชาธิปไตย สหรัฐอเมริกาซึ่งเป็นผู้นำกลุ่มเสรีประชาธิปไตยได้ก่อตั้งห้องทดลองเพื่อค้นคว้าและพัฒนาเทคโนโลยีอย่างเร่งด่วน โดนเฉพาะอย่างยิ่งเทคโนโลยีด้านระบบคอมพิวเตอร์ 

2. บริการต่าง ๆ ของอินเตอร์เน็ต

1. World Wide Web (WWW) (เวิลด์ไวด์เว็บ )

2. Electronic Mail (E-Mail) (จดหมายอิเล็กทรอนิกส์)

3. Search Engine (บริการค้นหาข้อมูลบนอินเทอร์เน็ต)

4. Instant Message (บริการสนทนาบนอินเทอร์เน็ต )

5. Telnet (ควบคุมระยะไกล)

6. FTP (File Transfer Protocol) (บริการโอนย้ายไฟล์ )

7. Web board (บริการกระดานข่าวหรือ เวบบอร์ด )

1. World Wide Web (WWW) เครือข่ายใยแมงมุม

          เป็นการเข้าสู่ระบบข้อมูลอย่างข้อมูลในรูปของ Interactive Multimedia คือ มีทั้งรูปภาพ ข้อความ ภาพเคลื่อนไหว เสียง และวีดีโอ อีกทั้งข้อมูลเหล่านี้ยังใช้ระบบที่เรียกว่า hypertext กล่าวคือ จะมีคำสำคัญหรือรูปภาพในข้อมูลนั้นที่จะช่วยให้ท่าน เข้าสู่รายละเอียดที่ลึกและกว้างขวางยิ่งขึ้น คำสำคัญดังกล่าวจะเป็นคำที่เป็นตัวหนา หรือขีดเส้นใต้ เพียง แต่ท่านเลือกกด ที่คำ ที่เป็นตัวหนาหรือขีดเส้นใต้ นั้น ๆ ท่านก็สามารถเข้าสู่ข้อมูลเพิ่มเติมได้ (ข้อมูลเหล่านี้จะมีผู้สร้างขึ้นมาและเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ ต่าง ๆ ทั่วโลก)

                                              

2. ไปรษณีย์อิเลคทรอนิคส์ (Electronic Mail หรือ E-Mail)

          เป็นบริการหนึ่งบนอินเทอร์เนตที่คนนิยมใช้กันมากคือส่งจดหมายโดยทางคอมพิวเตอร์ถึงผู้ที่มีบัญชีอินเตอร์เน็ต ด้วยกันไม่ว่าจะอยู่ใกล้หรือไกลคนละซีกโลกจดหมายก็จะไปถึงอย่างสะดวกรวดเร็วและง่ายดายโปรแกรมที่ใช้ ได้แก่

Hotmail , YahooMail , ThaiMail และยังมี Mail ต่าง ๆ ที่ให้บริการอย่างมากมายในปัจจุบัน ตามหน่วยงานหรือ

องค์กรต่าง ๆ

 

                           

3. Search Engine (บริการค้นหาข้อมูลบนอินเทอร์เน็ต)

Search Engine เป็นเว็บไซต์ที่มีเครื่องมือในการที่จะค้นหาเว็บไซต์ต่าง ๆ มาเก็บไว้ในฐานข้อมูลของ ตัวเองโดยอัตโนมัติ เช่น Google.com หรือ Altavista.com ซึ่งเครื่องมือนี้ มีชื่อเรียกว่า Search Robot จะทำหน้าที่คอยวิ่งเข้าไปอ่านข้อความจากหน้าเว็บไซต์ ของเว็บต่าง ๆ แล้วนำมาจัดลำดับคำค้นหา (Index) ที่มีในเว็บไซต์เหล่านั้น เก็บไว้ในฐานข้อมูลของตนเอง เมื่อเราเข้าไปใช้บริการ 

กับ Search Engine

                               

4. Instant Message (บริการสนทนาบนอินเทอร์เน็ต )

          Instant Messaging ก็คือการสนทนาทางโทรศัพท์อย่างหนึ่งแต่เป็นในรูปของตัวอักษร พนักงานในบริษัททั้งขนาดเล็กและใหญ่ต่างใช้ IM เป็นเครื่องมือในการสื่อสาร สำหรับคนอีกจำนวนมาก IM คือการสื่อสารสำรองเมื่ออีเมล์มีปัญหาหรือเหตุฉุกเฉินอื่นๆ 

                               

5.Telnet

          เป็นบริการที่ช่วยให้เราสามารถเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์อื่นเสมือนหนึ่งไปนั่งใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ของที่นั่น โปรแกรมที่ช่วยให้ท่านใช้บริการนี้ได้คือ โปรแกรม NCSA Telnet เมื่อเปิดโปรแกรมแล้วให้พิมพ์คำสั่ง Telnet ดังในรูปภาพข้างล่างเมื่อท่านใช้คำสั่ง Telnet แล้วให้พิมพ์ที่อยู๋ของแหล่งข้อมูลนั้น ท่านก็จะสามารถเข้าสู่ระบบข้อมูลนั้น ๆ ได้เสมือนท่านไปนั่งอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์ของเครื่อง ๆ นั้นเลยทีเดียว ระบบ Telnet

                              

6. FTP (File Transfer Protocol)

          คือ บริการที่ใช้ในการโอนย้าย file หรือข้อมูลจากคอมพิวเตอร์หนึ่งไปยังอีกคอมพิวเตอร์หนึ่ง สามารถโอนย้ายข้อมูล เช่น 

รูปภาพ , ข้อความ , บทความ , คู่มือ และโปรแกรมต่าง ๆ

                            

7. Web board (บริการกระดานข่าวหรือ เวบบอร์ด )

          WebBoard คือโปรแกรมที่ทำหน้าที่ในลักษณะเป็น กระดานสนทนา เป็นกระดานแจ้งข่าวสาร ข้อมูล และแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน

                                                                             

                                    

3. โปรแกรม browser

          เบราว์เซอร์ หรือ โปรแกรมค้นดูเว็บ คือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่ผู้ใช้สามารถดูข้อมูลและโต้ตอบกับข้อมูลสารสนเทศที่จัดเก็บในหน้าเวบที่สร้างด้วยภาษาเฉพาะ เช่น ภาษาเอชทีเอ็มแอล ที่จัดเก็บไว้ที่ระบบบริการเว็บหรือเว็บเซิร์ฟเวอร์หรือระบบคลังข้อมูลอื่น ๆ โดยโปรแกรมค้นดูเว็บเปรียบเสมือนเครื่องมือในการติดต่อกับเครือข่ายคอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ที่เรียกว่าเวิลด์ไวด์เว็บ

เว็บเบราว์เซอร์ตัวแรกของโลกชื่อ เวิลด์ไวด์เว็บ  ขณะเดียวกันเว็บเบราว์เซอร์ที่นิยมมากที่สุดในปัจจุบันคือ กูเกิลโครม

                         

4. อีเมล์ (E_mail)

          อีเมล์ คือวิธีการหนึ่งของการแลกเปลี่ยนข้อความแบบดิจิทัล ซึ่งออกแบบขึ้นเพื่อให้มนุษย์ใช้เป็นหลัก ข้อความนั้นจะต้องประกอบด้วยเนื้อหา ที่อยู่ของผู้ส่ง และที่อยู่ของผู้รับ (ซึ่งอาจมีมากกว่าหนึ่ง) เป็นอย่างน้อย บริการอีเมลบนอินเทอร์เน็ตในทุกวันนี้เริ่มมีการจัดตั้งมาจากอาร์พาเน็ต (ARPANET) และมีการดัดแปลงโค้ดจนนำไปสู่มาตรฐานของการเข้ารหัสข้อความ RFC 733 อีเมลที่ส่งกันในยุคคริสต์ทศวรรษ 1970 นั้นมีความคล้ายคลึงกับอีเมลในปัจจุบัน การเปลี่ยนแปลงจากอาร์พาเน็ตไปเป็นอินเทอร์เน็ตในคริสต์ทศวรรษ 1980 ทำให้เกิดรายละเอียดแบบสมัยใหม่ของการบริการ โดยส่งข้อมูลผ่านเกณฑ์วิธีถ่ายโอนไปรษณีย์อย่างง่าย (SMTP) ซึ่งได้เผยแพร่เป็นมาตรฐานอินเทอร์เน็ต 10 (RFC 821) เมื่อ พ.ศ. 2525 (ค.ศ. 1982) และเปลี่ยน  RFC773 ไปเป็นมาตรฐานอินเทอร์เน็ต 11 (RFC 822) การแนบไฟล์มัลติมีเดียเริ่มมีการทำให้เป็นมาตรฐานใน พ.ศ. 2539 (ค.ศ. 1996) ด้วย RFC 2045 ไปจนถึง RFC 2049 และภายหลังก็เรียกกันว่าส่วนขยายสื่อประสมในระบบอินเทอร์เน็ตแบบอเนกประสงค์

                       

อีเมลในเมืองไทยเริ่มต้นมีการใช้ครั้งแรกในปี พ.ศ. 2531 โดยอีเมลฉบับแรกของไทยเกิดขึ้นที่มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ส่งไปยังมหาวิทยาลัยเมลเบิร์นเป็นเพียงข้อความสั้นๆ ในการทดสอบระบบ

http://guru.sanook.com

http://www.mcp.ac.th/online/internet/1_2.html

http://th.wikipedia.org

http://th.wikipedia.org

บทที่ 4 การจัดการข้อมูลสารสนเทศเเละเอกสารสำนักงาน

ระบบสารสนเทศ

                     ระบบสารสนเทศ (Information system) หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วยส่วนต่างๆ ได้แก่ ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ ระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล ผู้พัฒนาระบบ ผู้ใช้ระบบ พนักงานที่เกี่ยวข้อง และ ผู้เชี่ยวชาญในสาขา ทุกองค์ประกอบนี้ทำงานร่วมกันเพื่อกำหนด รวบรวม จัดเก็บข้อมูล ประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างสารสนเทศ และส่งผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่ได้ให้ผู้ใช้เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงาน การตัดสินใจ การวางแผน การบริหาร การควบคุม การวิเคราะห์และติดตามผลการดำเนินงานขององค์กร

การจัดการข้อมูลในสำนักงาน

1 ความจำเป็นของการจัดการข้อมูลในสำนักงาน 

           ในการจัดการข้อมูลที่ผ่านมามักจะมีการใช้แรงงานคนจัดทำด้วยมือและเก็บบันทึกไว้ในเอกสาร ซึ่งทำให้เกิดปัญหาปริมาณเอกสารข้อมูลที่ไม่ได้จัดเป็นระเบียบมีจำนวนมาก รวมทั้งสถานที่จัดเก็บเอกสารไม่เพียงพอ การให้ความสำคัญในการจัดการข้อมูลในอดีตไม่มากอย่างปัจจุบันนี้ เนื่องจากการขาดเครื่องมือซึ่งจะช่วยในการจัดการข้อมูล ประกอบกับการแข่งขันทางธุรกิจซึ่งจำเป็นต้องอาศัยข้อมูลและสารสนเทศเพื่อตอบสนองการดำเนินธุรกิจและตัดสินใจไม่รุนแรงมากเท่าปัจจุบัน

          1.1 ปริมาณข้อมูลในสำนักงาน (data volume) การจัดการข้อมูลที่ดีทำให้ข้อมูลมีระเบียบง่ายต่อการใช้งาน 

          1.2 การใช้ข้อมูลร่วมกัน (data sharing) ข้อมูลในสำนักงานเป็นทรัพยากรที่ผู้เกี่ยวข้องต้องใช้ซ้ำแล้วซ้ำเล่า ดังนั้นการจัดการข้อมูลช่วยทำให้ข้อมูลเหล่านั้นมีความเป็นปัจจุบัน เพื่อให้ผู้ใช้หรือผู้เกี่ยวข้องนำข้อมูลไปใช้ได้อย่างเหมาะสมและให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง

          1.3 ความถูกต้องแม่นยำของข้อมูล (data accuracy) การจัดการข้อมูลจะช่วยกลั่นกรองความถูกต้องของข้อมูล ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญที่มีผลต่อการปฏิบัติงานและการตัดสินใจ

          1.4 ความสมบูรณ์ของข้อมูล (data integrity) การจัดการข้อมูลต้องคำนึงถึงความสมบูรณ์และสอดคล้องของข้อมูล หากนำเทคนิคและวิธีการจัดการข้อมูลมาใช้อย่างถูกต้อง

          1.5 ความปลอดภัยของข้อมูล (data security) ข้อมูลขององค์การเป็นทรัพยากรต้องดูแลรักษา เพราะเป็นเรื่องเกี่ยวกับองค์การ 

2 กิจกรรมการจัดการข้อมูลในสำนักงาน

            การจัดการข้อมูล (data management) เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล กิจกรรมเหล่านี้ประกอบด้วย การเก็บรวบรวมข้อมูล (data capture/data acquisition) การบันทึกข้อมูล (data entry) การจัดเก็บข้อมูล (data filing/data storing) การสอบถามและนำข้อมูลออกมาใช้งาน (data query/retrieval) และการบำรุงรักษาข้อมูล (data maintenance) ในแต่ละกิจกรรมที่กล่าวมายังมีกิจกรรมย่อย ๆ เพื่อทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องสมบูรณ์ และเหมาะสมในการใช้งาน โดยทั่วไปประกอบด้วย

          2.1 การเก็บรวบรวมข้อมูล (data capture/data acquisition) เป็นกิจกรรมเก็บข้อมูลดิบ ณ จุดกำเนิดข้อมูล ได้แก่ การใช้เครื่องอ่านรหัสแท่งอ่านรหัสสินค้าตามห้างสรรพสินค้าเพื่อเก็บข้อมูลเข้าเครื่องทันที หรือการใช้พนักงานจดบันทึกเพื่อป้อนเข้าเครื่องภายหลัง

          2.2 การบันทึกข้อมูล (data entry) เป็นกิจกรรมในการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้แล้ว ทำการบันทึกเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ ในปัจจุบันการเก็บรวบรวมข้อมูลและการบันทึกข้อมูลมักจะเป็นกระบวนการที่ทำร่วมกันไปทันที

          2.3 การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล (data editing) ข้อมูลที่เก็บรวบรวมและบันทึกเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์นั้นอาจมีความผิดพลาด ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องข้อมูลภายหลังจากที่บันทึกเข้าไปแล้ว

           2.4 การจัดเก็บข้อมูล (data storing) หากข้อมูลที่เก็บเป็นเอกสารกระดาษ กิจกรรมนี้คือ การเก็บเอกสารลงในแฟ้มเอกสารที่แยกตามหมวดหมู่ แต่หากเป็นการจัดเก็บในระบบคอมพิวเตอร์ในขั้นนี้จะเป็นการเก็บข้อมูลโดยใช้ระบบแฟ้มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

           2.6 การบำรุงรักษาข้อมูล (data maintenance) เป็นการดูแลข้อมูลให้ทันสมัย และการสำรองข้อมูลเพื่อป้องกันการสูญหาย

           2.7 การกู้ข้อมูล (data recovery) เป็นการเรียกแฟ้มข้อมูลจริงหรือข้อมูลที่ถูกลบทิ้งหรือทำลายไป ให้กลับมาใช้งานได้ใหม่ ส่วนมากมักจะมีโปรแกรมสำเร็จที่ช่วยกู้ข้อมูลที่ถูกทำลายไปให้กลับมาใช้งานใหม่ได้

           2.8 การเก็บรักษาข้อมูล (data retention) ในการจัดการข้อมูลจำเป็นต้องมีการกำหนดระยะเวลาของข้อมูลที่จะมีผลบังคับในการใช้งาน

           2.9 การทำลายข้อมูล (data scraping) เป็นกิจกรรมที่ทำลายข้อมูลที่ไม่มีความจำเป็นต้องเก็บรักษาไว้แล้ว ในกรณีที่เป็นกระดาษก็เป็นการทำลายเอกสาร แต่ในกรณีสื่ออิเล็กทรอนิกส์ก็จะเป็นการนำสื่อบันทึกนั้นมาใช้งานโดยการนำไปบันทึกซ้ำทำให้ข้อมูลเดิมถูกแทนที่ด้วยข้อมูล 

การจัดเก็บเอกสาร

                    การจัดเก็บเอกสาร หมายถึง ขบวนการจัดเก็บให้เป็นระเบียบ และสะดวกในการค้นหาเมื่อต้องการ วัตถุประสงค์ที่ส าคัญในการเก็บเอกสารเพื่อให้สามารถค้นหาเอกสารได้ทันทีที่ต้องการ เพื่อรวบรวมเอกสารที่สัมพันธ์ไว้แหล่งเดียวกันและเพื่อให้แหล่งเก็บทีปลอดภัยและถาวร

รูปเเบบของเอกสาร

                    เอกสาร คือ กระดาษ หรือวัตถุใด ๆ ที่ได้ถูกบันทึก หรือทำให้ปรากฏด้วยการเขียน พิมพ์ ถ่ายรูป บันทึก หรือวิธีอื่นใด ให้ปรากฏเป็นข้อมูล ข่าวสาร ตัวเลข แบบ แผนผัง หรือสัญลักษณ์ อย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งทำให้เกิดความหมายเพื่อการสื่อสารเกิดความเข้าใจได้

ในสมัยโบราณ เอกสารจะปรากฏเป็นข้อความที่บันทึกลงในแผ่นหนัง ผ้า ใบลานหรือวัสดุที่คาดว่าจะมีความคงทน และหาได้ในขณะนั้น ต่อมาเมื่อมีกระดาษ ข้อมูล ข่าวสารต่าง ๆ จึงถูกบันทึกในกระดาษ เกิดเป็นคัมภีร์ หนังสือ และเอกสารต่าง ๆ

ในยุคปัจจุบัน จะมีการบันทึกข้อมูล ข่าวสาร ด้วยระบบทางอิเล็กทรอนิกส์ ลงในฮาร์ดดิสก์ หรือ จานบันทึกแบบแข็ง ฟลอปปี้ดิสก์ (จานบันทึกแบบอ่อน) คอมแพคดิสค์ (Compact Disc) หรือซีดี หรือแผ่นดีวีดีเกิดเป็นเอกสารที่เรียกว่า เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

                    รูปแบบเอกสารใช้ได้หลายระบบ (อังกฤษ: portable document format (ย่อ: pdf)) คือ รูปแบบแฟ้มลักษณะหนึ่ง ที่พัฒนาโดยบริษัทอะโดบีซิสเต็มส์ สำหรับแสดงเอกสารที่สามารถใช้งานได้ในทุกระบบปฏิบัติการ และยังคงลักษณะเอกสารเหมือนต้นฉบับ เอกสารในรูปแบบนี้สามารถจัดเก็บ ตัวอักษร รูปภาพ รูปลายเส้น ในลักษณะเป็นหน้าหนังสือ ตั้งแต่ หนึ่งหน้า หรือหลายพันหน้าได้ในแฟ้มเดียวกัน รูปแบบเป็นมาตรฐานที่เปิดให้คนอื่นสามารถเขียนโปรแกรมมาทำงานร่วมกันได้เเบ่งเป็น 2 รูปเเบบ


          1. เอกสารหน่วยงานราชการ

          2. เอกสารหน่วยงานธุรกิจ

หนังสือราชการ

                    หนังสือราชการ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 หมายถึง เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ซึ่งรวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐาน การสืบสวนสอบสวน คำร้องหรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่และเอกสารนั้นได้ลงทะเบียนรับเข้าของทางราชการแล้ว

หนังสือราชการ มี 6 ชนิด คือ

1. หนังสือภายนอก 

2. หนังสือภายใน 

3. หนังสือประทับตรา 

4. หนังสือสั่งการ 

5. หนังสือประชาสัมพันธ์ 

6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

ความแตกต่างหนังสือราชการภายนอกเเละหนังสือราชการภายใน

หนังสือภายนอก	หนังสือภายใน
1. ติดต่อระหว่างกระทรวง หรือบุคคลภายนอก 2. ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกระทรวง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย 3.ใช้รูปแบบหนังสือภายนอก “กระดาษครุฑ” มีเรื่อง เรียน อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย 4. เป็นพิธีการเต็มรู ปแบบ ออกเลขที่ทุกครั้ง 5. ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย 6. มีสําเนาคู่ฉบับ และสําเนาครบถ้วน	1. ติดต่อระหว่างกรม หรือเทียบเท่าในสังกัดกระทรวงเดียวกัน 2.ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย 3. ใช้รูปแบบหนังสือภายใน “กระดาษบันทึกข้อความ” มีเฉพาะเรื่อง เรียน 4. เป็นทางการ ออกเลขที่ แต่เป็นพิธีการน้อยกว่า หนังสือภายนอก 5. ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย 6. มีสําเนาคู่ฉบับและสําเนาครบถ้วน

http://th.wikipedia.org

http://chakrit54.wikispaces.com

http://teacher.aru.ac.th

บทที่่ 3 เทคโนโลยีสำนักงาน

เทคโนโลยีสำนักงานหมายถึง

               เทคโนโลยีสำนักงาน (Office Technology ) หมายถึง เทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ และ เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคมที่ผนวกเข้าด้วยกัน เพื่อใช้ในการบริหารงานสำนักงาน ทำให้เกิดความรวดเร็ว ความสะดวกสบาย ความคล่องตัว ตอบสนองผู้ใช้ได้ดี ตลอดจนการใช้ข้อมูลข่าวสารย่างถูกต้องแม่นยำเพื่อนำมาซึ่งการตัดสินใจที่ดีและถูกต้อง,ประหยัด อย่างประสิทธิภาพ และประสิทธิผล

เทคโนโลยีทที่เกี่ยวข้องกับสำนักงานมีประเภท 3 ประเภท

1) เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ในปัจจุบันเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่นำมาใช้กับงานสำนักงานได้แก่

2) เทคโนโลยีสำนักงาน เทคโนโลยีสำนักงาน หมายถึง อุปกรณ์ต่าง ๆ ที่สามารถช่วยให้งานสำนักงานสะดวกขึ้น เช่น เครื่องบันทึกเงินสด เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องทำสำเนาระบบดิจิตอล เครื่องโทรสาร เครื่องฉายภาพ เป็นต้น ในปัจจุบันเทคโนโลยีสำนักงานเหล่านี้สามารถทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง ขนาดอุปกรณ์ต่าง ๆ มีขนาดเล็กลง ทำให้ธุรกิจสามารถจัดซื้ออุปกรณ์เหล่านี้ได้โดยง่าย

3) เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสาร ในปัจจุบันการสื่อสารมีหลายรูปแบบ เช่น โทรศัพท์ โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม เป็นต้น ในปัจจุบันเทคโนโลยีการสื่อสารที่ประหยัดและนิยมใช้กันมาก และพบว่า เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสารมีความสำคัญเป็นอย่างมากต่อการทำงานในสำนักงาน เนื่องด้วยความสามารถในการสื่อสารรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ มีเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ความเร็วที่เพิ่มขึ้นจากระบบเทคโนโลยี และเทคโนโลยีมีขนาดและต้นทุนที่ลดลง เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสารที่นิยมใช้ในสำนักงานได้แก่ ระบบอินทราเน็ต (Intranet) และ ระบบอินเทอร์เน็ต (Internet) เทคโนโลยีเหล่านี้ช่วยให้เกิดการประชุมทางไกล หรือการส่งผ่านข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น

เครื่องใช้สำนักงานต่างๆ ที่เราควรรู้จัก คือ

เครื่องถ่ายเอกสาร

เครื่องคอมพิวเตอร์

                 ความหมายของคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์มาจากภาษาละตินว่า Computare ซึ่งหมายถึง การนับ หรือ การคำนวณ พจนานุกรม ฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2525 ให้ความหมายของคอมพิวเตอร์ไว้ว่า "เครื่องอิเล็กทรอนิกส์แบบอัตโนมัติ ทำหน้าที่เหมือนสมองกล ใช้สำหรับแก้ปัญหาต่างๆ ที่ง่ายและซับซ้อนโดยวิธีทางคณิตศาสตร์"

เครื่องพิมพ์

                เครื่องพิมพ์ เป็นอุปกรณ์ที่ต่อเข้ากับคอมพิวเตอร์โดยผ่านพอร์ตขนานที่มีขนาด 25 พิน เพื่อทำหน้าที่แสดงผลที่ได้จากการ ประมวลผลของเครื่องคอมพิวเตอร์ให้อยู่ในรูปของอักษร หรือรูปภาพที่จะไปปรากฏอยู่บนกระดาษ เครื่องพิมพ์แบ่งออกเป็น 4 ประเภท


1. เครื่องพิมพ์ดอตแมทริกซ์ (Dot Matrix Printer)

2. เครื่องพิมพ์แบบพ่นหมึก (Ink-Jet Printer)

3. เครื่องพิมพ์เลเซอร์ (Laser Printer)

4. พล็อตเตอร์ (plotter

เครื่องพลอตเตอร์ (Plotter) 

                ใช้วาดหรือเขียนภาพสำหรับงานที่ต้องการความละเอียดสูง ๆ เนื่องจากพลอตเตอร์จะใช้ปากกาในการวาดเส้นสายต่าง ๆ ทำให้ได้เส้นที่ต่อเนื่องกันตลอด ในขณะที่เครื่องพิมพ์ทั่วไปจะใช้วิธีพิมพ์จุดเล็ก ๆ ประกอบขึ้นเป็นเส้น ทำให้ได้เส้นที่ไม่ต่อเนื่องกันสนิท พลอตเตอร์นิยมใช้กับงานออกแบบทางสถาปัตยกรรมและวิศวกรรมที่ต้องการความสวย งามและความละเอียดสูง มีให้เลือกหลากหลายชนิดโดยจะแตกต่างกันในด้านความเร็ว ขนาดกระดาษ และจำนวนปากกาที่ใช้เขียนในแต่ละครั้ง มีราคาแพงกว่าเครื่องพิมพ์ธรรมดามาก

สแกนเนอร์

                คืออุปกรณ์ซึ่งจับภาพและเปลี่ยนแปลงภาพจากรูปแบบของแอนาลอกเป็นดิจิตอลซึ่งคอมพิวเตอร์ สามารถแสดง, เรียบเรียง, เก็บรักษาและผลิตออกมาได้ ภาพนั้นอาจจะเป็นรูปถ่าย, ข้อความ, ภาพวาด หรือแม้แต่วัตถุสามมิติ สามารถใช้สแกนเนอร์ทำงานต่างๆ

เครื่องสำรองไฟ

               UPS เครื่องสำรองไฟ ป้องกันไฟตกไฟกระชากที่จะเกิดขึ้นในระบบ ช่วยยืดอายุการใช้งานอุปกรณ์เครือข่าย และ คอมพิวเตอร์ ที่อยู่ในพื้นที่ไฟฟ้าไม่คงที่ มีไฟตกหรือไฟดับบ่อย

โทรศัพท์   

              โทรศัพท์  (อังกฤษ: Telephone) คือ ระบบโทรคมนาคมซึ่งใช้อุปกรณ์ทางไฟฟ้า เป็นเครื่องมือสื่อสารให้ติดต่อพูดถึงกันได้ในระยะไกลโดยใช้สายตัวนำโยงติดต่อถึงกัน และอาศัยอำนาจแม่เหล็กไฟฟ้าเป็นหลักสำคัญ

โทรสาร

                โทรสาร หรือ โทรภาพ (อังกฤษ: facsimile, fax แฟกซ์) คือเทคโนโลยีโทรคมนาคมอย่างหนึ่งใช้สำหรับโอนถ่ายข้อมูลสำเนาของเอกสาร ผ่านทางอุปกรณ์บนเครือข่ายโทรศัพท์ที่เรียกว่า เครื่องโทรสาร หรือ telecopier ในอุตสาหกรรมบางประเภท การส่งสำเนาเอกสารจากระยะไกลไปยังบุคคลหนึ่ง ข้อดีคือรวดเร็วกว่าการส่งทางไปรษณีแต่ข้อเสียคือเอกสารที่ได้รับอาจมีคุณภาพต่ำ และรูปแบบที่จัดวางไว้อาจไม่ตรงตำแหน่งหรือผิดเพี้ยนไป ปัจจุบันโทรสารได้ลดความนิยมลงไป เนื่องจากนิยมส่งเอกสารทางอีเมลแทน

เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า 

                เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้าพัฒนามาจากเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา พิมพ์ได้ทั้งภาษาได้ทั้งและภาษาอังกฤษในเครื่องเดี่ยวกันได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ประสิทธิภาพในการทำงานสูง เนื่องจากควบคุมด้วยระบบไมโครโพรเซสเซอร์ทำงานอัตโนมัติ ตั้งแต่การแทรกข้อความ การพิมพ์การกำหนดคอลัมน์ พิมพ์ถึงกลางวางศูนย์ จัดหลักเลขอัตโนมัติ ตั้งระยะความเร็วในการพิมพ์และสามารถจัดเก็บข้อมูลในหน่วยความจำภายในเครื่อง หรือจะเชื่อมต่อกับไมโครคอมพิวเตอร์ได้อีกด้วย

เครื่องฉายข้ามศีรษะ

               หรือ เครื่องฉายภาพโปร่งใส บางที่ก็เรียกทับศัพท์ว่า เครื่องฉายโอเวอร์เฮด หรือโอเวอร์เฮดโปรเจคเตอร์ เป็นที่นิยมกันอย่างแพร่หลายในวงการศึกษา การฝึกอบรม การประชุมเป็นกลุ่มและกิจกรรมอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับกระบวนการสื่อความหมาย เครื่องฉายภาพโปร่งใส เป็นสิ่งที่ถูกนำมาใช้แทนกระดานดำ เพื่อช่วยให้การเรียนการสอนเป็นไปอย่างรวดเร็ว

กระดาษถ่ายเอกสาร

                กระดาษ เป็นวัสดุที่ผลิตขึ้นมาสำหรับการจดบันทึก มีประวัติศาสตร์ยาวนาน เชื่อกันว่ามีการใช้กระดาษครั้งแรกๆ โดยชาวอียิปต์และชาวจีนโบราณ แต่กระดาษในยุคแรกๆ ล้วนผลิตขึ้นเพื่อการจดบันทึกด้วยกันทั้งสิ้น จึงกล่าวได้ว่าระบบการเขียนคือแรงผลักดันให้เกิดการผลิตกระดาษขึ้นในโลก[ต้องการอ้างอิง] ปัจจุบันกระดาษไม่ได้มีประโยชน์ในการใช้จดบันทึกตัวหนังสือ หรือข้อความ เท่านั้น ยังใช้ประโยชน์อื่นๆ ได้มากมาย เช่น กระดาษขำระ กระดาษห่อของขวัญ กระดาษลูกฟูกสำหรับทำกล่อง

เครื่องบันทึกเวลา

               คืออุปกรณ์ที่ใช้สำหรับจัดการเรื่องเวลาการเข้า – ออกงานของพนักงานภายในองค์กรหรือบริษัทที่มีจำนวนพนักงานเป็นจำนวนมาก ช่วยให้ฝ่ายบุคคลทำงานง่ายขึ้น เพราะว่า
สามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานคนไหนมาทำงานกี่โมง ใช้เวลาในการทำงานเท่าไหร่ ขาดงานวันไหน
ทำงานล่วงเวลาเป็นระยะเวลาเท่าไหร่ สิ่งเหล่านี้จะต้องนำไปใช้ในการคิดเงินเดือนให้แก่พนักงานทุกคน

เครื่องผนึกซองจดหมาย

               เป็นเครื่องที่ใช้ในการผนึกซองจดหมายให้โดยอัตโนมัติด้วยการทำกาวที่ซองจดหมาย ที่บรรจุเอกสารไว้แล้ว  และนำเครื่องผนึกซองจดหมาย

http://faris5123.blogspot.com/

http://th.wikipedia.org
http://th.wikipedia.org
http://th.wikipedia.org
http://th.wikipedia.org
http://th.wikipedia.org
http://th.wikipedia.org
http://th.wikipedia.org
http://th.wikipedia.org

บทที่ 2 สำนักงานอัตโนมัติ

1 สำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง?

               สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) คือ กระบวนการในการนำเทคโนโลยีมาช่วยคนในสำนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เทคโนโลยีที่นำมาใช้นั้นรวมถึงคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ เช่น เครื่องพิมพ์ดีดชนิดต่างๆ ที่อาศัยเทคโนโลยีชั้นสูง การสื่อสารด้วยเทคโนโลยีทางการสื่อสาร เช่น ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติดิจิตอล โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม ไฟเบอร์ออฟติค ฯลฯ การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้จะช่วยให้องค์การ

               ได้ข้อมูลที่รวดเร็วทันต่อความต้องการ ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น ประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาว ลดเวลาในการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร ในขณะเดียวกันก็ลดงานด้านการจัดทำเอกสารและการจัดเก็บเอกสาร ลดปริมาณกระดาษที่ใช้ในสำนักงานให้ลดน้อยลง

  2  ลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติ?

               ลักษณะพิเศษอย่างหนึ่งของสำนักงานในอนาคตที่เห็นได้อย่างชัดเจน คือ การใช้ประโยชน์อย่างกว้างขวางของระบบครบวงจร การนำสิ่งประดิษฐ์ทางด้านอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในขั้นตอนการปฏิบัติงานำสำนักงานอย่างกว้างขวาง จากการเปรียบเทียบสำนักงานเมื่อ 15 ปีที่ผ่านมากับสำนักงานในปัจจุบันจะเห็นได้ว่าปัจจุบันมีการใช้เครื่องใช้สำนักงานที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์มากกว่า และถ้าเปรียบเทียบสำนักงานปัจจุบันกับสำนักงานในอนาคตจะพบว่า สำนักงานในอนาคตมีการใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์คล้ายกับปัจจุบัน แต่จะมีความสะดวกและคล่องตัวในการใช้มากกว่า และมีสิ่งที่น่าสังเกตอยู่ข้อหนึ่งคือ ยิ่งมีการใช้เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์มากเท่าไหร่ การใช้บุคลากรในการปฏิบัติงานจะน้อยลงเท่านั้น เมื่อจำนวนบุคลากรลดลง นักวางแผนสำนักงานจำนวนมากได้คาดการณ์กันว่าอัตราเพิ่มของกระดาษที่ใช้ในสำนักงานในอนาคตจะลดลงเช่นกันลักษณะพิเศษอื่นๆ ของสำนักงานในอนาคตคือความสามารถในการค้นหาข้อมูลและเก็บข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่อยู่ในระบบจะไม่ซ้ำซ้อนและสะดวกในการค้นหา นอกจากนั้นสำนักงานในอนาคตจะใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเครื่องใช้ และการออกแบบขั้นตอนการปฏิบัติงาน เพื่อง่ายต่อการตัดสินใจในเรื่องการบริหารจัดการ สำนักงานในอนาคตจะช่วยในการประหยัดพลังงาน เพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์ในปัจจุบันที่รัฐบาลได้ออกกฏเกี่ยวกับขอบข่ายการประหยัดพลังงานมาใช้ พลังงานที่เราต้องช่วยกันประหยัดส่วนใหญ่จะเกี่ยวกับ พลังงานความร้อน ความเย็น แสงสว่าง และน้ำ  เป็นต้น

   3 องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ?

         1. บุคลากร 

อาจแบ่งได้หลายกลุ่ม เช่น ผู้บริหาร นักวิชาชีพ นักเทคนิค เลขานุการ เสมียน และพนักงาน อื่นๆ

       2. กระบวนการปฏิบัติงาน

       3. เอกสาร ข้อมูล สารสนเทศ

       4. เทคโนโลยี

เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ ประมวลผล และเผยแพร่สารสนเทศ ซึ่งรวมแล้วก็คือเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม หรือ Computer and Communications ที่นิยมเรียกย่อ ๆ ว่า C&C

      5. การบริหารจัดการ

เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ ประมวลผล และเผยแพร่สารสนเทศ ซึ่งรวมแล้วก็คือเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโน"กระบวนการในการวางแผน ดำเนินการ และควบคุมประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการเคลื่อนย้าย การจัดเก็บสินค้า บริการ และสารสนเทศจากจุดเริ่มต้นไปยังจุดที่มีการใช้งาน โดยมีเป้าหมายที่สอดคล้องกับความต้องการของผู้บริโภค

  4  ประเภทของระบบสารสนเทศสำนักงาน?

1 ระบบการจัดการเอกสาร 

- ระบบการประมวลผลคำ 

- การจัดพิมพ์ตั้งโต๊ะ 

- ระบบการประมวลภาพ 

- การทำสำเนา 

- หน่วยเก็บข้อมูลถาวร 

2 ระบบการจัดการข่าวสาร 

- ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ 

- ไปรษณีย์เสียง 

- โทรสาร 

3 ระบบประชุมทางไกล 

- การประชุมด้วยเสียง 

- การประชุมด้วยภาพ 

- การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ 

- โทรศัพท์ภายใน 

- การทำงานทางไกล

4 ระบบสนับสนุนสำนักงาน ซึ่งระบบจำเป็นจะต้องอาศัยโปรแกรมทางคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีใหม่ ๆ ทางฮาร์ดแวร์เข้ามาช่วย เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของสำนักงานยุคใหม่

- โปรแกรมเครือข่าย 

- โปรแกรมตั้งโต๊ะอเนกประสงค์ 

โครงสร้างระบบสารสนเทศสำนักงาน

          

       

 http://school.obec.go.th/t3udon/oa1.htm

บทที่่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน

ความหมายของงานสำนักงาน

       การปฏิบัติงานในสำนักงานนับว่าเป็นงานที่มีความสำคัญที่องค์การธุรกิจประเภทต่าง ๆ ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจประเภทผลิตสินค้า ขายสินค้า หรือธุรกิจให้บริการ งานสำนักงานมักเข้ามาเกี่ยวข้องอยู่ด้วยในทุก ๆ หน้าที่ เพื่อช่วยส่งเสริมสนับสนุนการทำงานให้เกิดความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น งานสำนักงานเป็นงานที่เป็นศูนย์รวมของการให้บริการอำนวยความสะดวก เพื่อให้กิจการหลักขององค์การธุรกิจดำเนินไปได้ด้วยดี เปรียบเสมือนงานแม่บ้านที่จะต้องดุแลความเรียบร้อยในเรื่องต่าง ๆ และงานให้บริการอำนวยความสะดวกแก่บุคคลภายใน และภายนอกหน่วยงานทุกระดับ

       สำนักงาน คือ สถานที่ที่ใช้สำหรับปฏิบัติงานในด้านเอกสาร หนังสือหรือข้อมูลข่าวสาร สำนักงานถือเป็นเสมือนหัวใจและมันสมองของการบริหารงานทั่ว ๆ ไปในวงราชการ เอกชน และรัฐวิสาหกิจ สำนักงานเป็นศูนย์รวมของการบริหารงานด้านต่าง ๆ เช่น งานสารบรรณ งานบัญชี บทบาทหน้าที่หลักของงานสำนักงานคือ การให้บริการ แก่หน่วยงานอื่น ทุกองค์การมีความจำเป็นที่จะต้องมีสำนักงานเพื่ออำนวยความสะดวกในด้านต่าง ๆ แก่บุคคลภายในและบุคคลภายนอกองค์การ

ความสำคัญและขอบเขตของงานสำนักงาน

      งานสำนักงานเป็นงานที่มีความสำคัญที่ทุกหน่วยงานไม่ว่ากิจการจะมีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่จะต้องจัดให้มีส่วนที่เป็นสำนักงาน เพื่อทำหน้าที่อำนวยความสะดวก รับเรื่องราว เอกสาร การติดต่อต่าง ๆ แต่งานสำนักงานมิได้มีหน้าที่เพียงแต่รับส่งเอกสารเท่านั้น แต่ยังมีหน้าที่อื่น ๆ อีกมากมาย เช่น การดูแลความสะอาดเรียบร้อยของอาคารสถานที่ภายในและภายนอกสำนักงาน การประชาสัมพันธ์ งานพัสดุ งานบุคลากร งานจัดซื้อ งานขาย งานการเงิน งานเหล่านี้จะมีงานสำนักงานเข้าไปแทรกอยู่ในกระบวนการปฏิบัติ เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างสะดวกราบรื่นบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การและช่วยเสริมสร้างความเข้าใจอันดีทั้งภายในภายนอกหน่วยงาน การเสริมสร้างภาพพจน์ให้แก่หน่วยงาน รวมถึงงานเบ็ดเตล็ดอื่น ๆ อีกมากมาย ซึ่งสามารถสรุปได้ว่างานสำนักงานมีขอบเขตดังนี้

องค์ประกอบของสำนักงาน

สาระสำคัญ

          องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ หรือสำนักงานสมัยใหม่ สำนักงานอัตโนมัติก็คือสำนักงานประเภทหนึ่ง สิ่งที่ทำให้มีความแตกต่างจากสำนักงานทั่วไปคือการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาเชื่อมต่อการปฏิบัติงานกับสารสนเทศของพนักงานและผู้บริหารดังนั้นองค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติจึงไม่ได้แตกต่างไปจากสำนักงานธรรมดาซึ่งประกอบด้วย บุคลากร กระบวนการปฏิบัติงาน เอกสารข้อมูล สารสนเทศ เทคโนโลยี การบริหารจัดการ

ถ้าจะพิจารณาองค์ประกอบของสำนักงานแล้ว สามารถพิจารณาออกได้เป็น 2 ประเภทคือ สิ่งแวดล้อมภายนอกสำนักงาน และสิ่งแวดล้อมภายในสำนักงาน ฉะนั้นผู้บริหารสำนักงานอัตโนมัติจะต้องเห็นความสำคัญของสิ่งแวดล้อมทั้ง 2 ประเภทนี้ โดยต้องปรับปรุงแก้ไขให้เป็นไปตามความต้องการของผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานนั้น ๆ ดังนี้

1. สิ่งแวดล้อมภายนอกสำนักงาน

       มีองค์ประกอบที่พอจะพิจารณาได้ดังนี้1.1 ที่ตั้งสำนักงาน สภาแวดล้อมเกี่ยวกับที่ตั้งของสำนักงานก็มีการเปลี่ยนแปลงไปจากในสมัยก่อน ในอดีตสภาพแวดล้อมของสำนักงานบางแห่งไม่ใคร่สะดวกสบายนัก สำนักงานอาจจะตั้งอยู่ ณ จุดที่อยู่นอกเส้นทางคมนาคมหลักไปมาได้ไม่ใคร่สะดวก ระบบขนส่งสาธารณะไม่พอเพียง การสื่อสารโทรคมนาคมก็ลำบากเพราะความจำกัดของเลขหมายโทรศัพท์ ร้านค้าและร้านอาหารสำหรับให้บริการพนักงานก็มีน้อยและไม่ใคร่ถูกสุขลักษณะ แต่ในปัจจุบันสภาพโดยรวมของประเทศได้เปลี่ยนไปจากเดิม การเฟื่องฟูของเศรษฐกิจของประเทศในช่วงตั้งแต่ปี พ.ศ. 2530-2540 ได้ทำให้เกิดการก่อสร้างอาคารสำนักงานสมัยใหม่มากขึ้น เกิดกิจการต่าง ๆ ในย่านสำนักงานมากขึ้นโดยเฉพาะร้านค้าและร้านอาหารสำหรับให้บริการพนักงาน แม้แต่ในหน่วยงานของรัฐเองก็เอาใจใส่สภาพแวดล้อมของสำนักงานมากขึ้น มีการจัดรูปแบบสำนักงานใหม่เพื่อให้พนักงานเจ้าหน้าที่มีความรู้สึกที่ดีต่อการปฏิบัติงานมากขึ้น ส่วนทางด้านระบบโทรศัพท์ก็ได้มีการปรับปรุงให้เลขหมายโทรศัพท์มากขึ้นทั้งในส่วนกลางและส่วนภูมิภาคทำให้การติดต่อสื่อสารมายังสำนักงานสะดวกสบายมากขึ้น และเป็นผลให้การปฏิบัติงานของสำนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย

               1.2 การคมนาคม สภาพแวดล้อมที่ผู้บริหารสำนักงานส่วนมากไม่สามารถแก้ไขได้

เองคือ สภาพของการคมนาคมและระบบคมนาคม การเดินทางของพนักงานและผู้บริหารจากบ้านหรือที่พักอาศัยมายังสำนักงานนั้นเป็นเรื่องสำคัญมาก

               1.3 เศรษฐกิจ สภาพเศรษฐกิจของไทยในปัจจุบันเป็นปัญหาต่อผู้ประกอบการ และ

ผู้ขายแรงงานเป็นอย่างมาก ถ้าหากว่าสำนักงานใช้เทคโนโลยีสูง จะทำให้เสียค่าใช้จ่ายการซื้ออุปกรณ์มาใช้ในระบบรวมทั้งต้องจ้างแรงงานที่มีความรู้ความสามารถ ซึ่งค่าแรงก็จะแพง สิ่งเหล่านี้ผู้บริหารจะต้องเป็นผู้มีวิสัยทัศน์ สามารถมองสภาพเศรษฐกิจในอนาคตได้

               1.4 การเมือง การเมืองย่อมมีผลกระทบต่อการลงทุนของสถานประกอบการต่าง ๆ ถ้าการเมืองดำเนินไปตามระบอบประชาธิปไตยแล้วจะทำให้ภาวะการลงทุนด้านธุรกิจอุตสาหกรรมดี มีการเพิ่มเงินลงทุน การเงินหมุนเวียน การใช้จ่ายเงินคล่องตัว ซึ่งจะทำให้รายได้ขององค์กรนั้น ๆ

ดีขึ้น จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีสำนักงานเพื่อค้นหาข้อมูลได้อย่างสะดวก

               1.5 สังคม สภาพแวดล้อมทางสังคม เป็นสิ่งที่ต้องคำนึงถึงในการจัดตั้งสำนักงาน ถ้าสังคมดีมีความรักสามัคคี มีระเบียบวินัยของสังคมดี ย่อมทำให้สภาพของแรงงานในท้องถิ่นนั้นดีขึ้น ย่อมส่งผลต่อแรงงานของพนักงานในสำนักงานได้

       พนักงานสำนักงานมีหลายประเภท ต่างทำหน้าที่ของตนซึ่งอาจคล้ายคลึง หรือต่างกันก็ได้ พนักงานสำนักงานทุกประเภทต้องมีคุณสมบัติต่อไปนี้

1. พูดและเขียนภาษาไทยได้ดี

2. ใช้ตัวสะกดการันต์ได้ถูกต้อง

3. คิดเลขได้ถูกต้องและรวดเร็ว

4. ลายมือดี อ่านง่าย

5. ทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ดี

พนักงานในหน่วยงานบัญชี

1. รู้หลักการดำเนินการธุรกิจ

2. ใช้เครื่องบวกเลขและคำนวณเลขได้แคล่วคล่องและว่องไว

3. มีความรู้สึกรับผิดชอบอย่างสูงในงานที่ทำ

4. มีนิสัยการทำงานที่แม่นยำและมีระเบียบ

5. รู้จักตัดสินใจได้ถูกต้อง

6. รู้จักปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์

7. รู้จักรักษาความลับในงานที่ทำ

8. มีความรู้ดีในหลักบัญชี

2. กระบวนการปฏิบัติงานในสำนักงานอัตโนมัติ

       งานที่ปฏิบัติในสำนักงานทั่ว ๆ ไปมีหลายประเภท งานเหล่านี้ส่วนมากแล้วยังคงเหมือนเดิม ไม่ได้เปลี่ยนแปลงไปมากนักคงมีแต่การเปลี่ยนไปใช้เครื่องมืออัตโนมัติมากขึ้นเท่านั้น สิ่งที่ปฏิบัติในสำนักงานอาจจะสรุปรวมเป็นข้อ ๆ ได้ดังนี้

               2.1 การรับเอกสารและข้อมูล การปฏิบัติงานในสำนักงานอัตโนมัติ อาจมีการ

ปรับเปลี่ยนรูปแบบการรับเอกสารและข้อมูลใหม่ เอกสารที่ได้รับเข้ามาจำนวนมากอาจจะยังเป็นกระดาษอยู่ แต่จะมีเอกสารจำนวนหนึ่งที่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ส่งผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์มาจากลูกค้า หรือบุคคลอื่นโดยตรงหรือส่งมาในรูปแบบอีดีไอ (Electronic Data Interchange, EDI)

               2.2 การบันทึกเอกสารและข้อมูล การปฏิบัติงานด้านนี้จะปรับเปลี่ยนเป็นการ

บันทึกลงในระบบคอมพิวเตอร์มากขึ้น เมื่อบันทึกแล้วปัญหาที่จะต้องระมัดระวังคือ การป้องกันรักษาความปลอดภัยไม่ให้ถูกผู้ประสงค์ร้ายมาโจรกรรมหรือลักลอบเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูล

               2.3 การสื่อสารเอกสารและข้อมูล การปฏิบัติงานด้านนี้จะยังคงมีทั้งการส่ง

เอกสารที่เป็นกระดาษและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปยังพนักงานกลุ่มต่าง ๆ ในหน่วยงาน นอกจากนั้นก็จะมีการปรับปรุงการสื่อสารด้วยโทรศัพท์ให้ก้าวหน้ามากขึ้น มีการบันทึกเสียงพูดหรือคำสั่งโดยระบบไปรษณีย์เสียง (voice mail) สำหรับเก็บให้ผู้รับฟังเปิดฟังเมื่อผู้รับไม่อยู่ในสำนักงานขณะกำลังเรียกเข้ามา

รูปเเบบของสำนักงาน

       สำนักงานของราชการ (Bureau) สำนักงานของราชการ (Bureau) เป็นสำนักงานแรกที่ผู้ใช้บริการได้รับผ่านมุมมองในตอนนั้นก็คือ เป็นสถานที่ที่เต็มไปด้วยคนใส่ชุดสีกากี สีขาว สีเขียว (แยกงานกันด้วยสีสันของแต่ละหน่วยงาน) ในขณะที่คนไปติดต่อก็เป็นพวกหลากสี ชวนให้นึกถึง ความล่าช้าในการทำงาน จะต้องไปติดต่อกับโต๊ะทำงานอย่างน้อย 2 จุดขึ้นไป บนโต๊ะทำงานประกอบด้วยจำนวนของเอกสารวางเรียงรายกัน ทั้งเป็นระเบียบ และกองสุมไว้ ยังไม่นับจำนวนพนักงานที่มีมาก มองไม่ออกว่า คนล้นงานหรืองานล้นคน

สำนักงานอัตโนมัติ

       OA (office automation) สำนักงานอัตโนมัติ คำนี้ผู้เขียนได้รับรู้ว่า เป็นเรื่องที่ใหม่สุด ๆ ประมาณปี 2527 (ผู้อ่านบางคนยังเป็นฝุ่นอยู่) พวกเรียนด้านบริหารธุรกิจตอนนั้นจะต้องเรียน จำได้ว่า มีบทความข้อเขียนในนิตยสาร/วารสารหลายเล่มและส่วนใหญ่แปลมาจากภาษาอังกฤษ สำนักงานแบบนี้มีอยู่จริงเป็นสำนักงานใหญ่ขององค์กรต่าง ๆ ที่มีสาขาอยู่ในต่างจังหวัด สำนักงานตั้งอยู่ในกรุงเทพฯ องค์กรที่มีลักษณะแบบนี้ เท่าที่พบเห็นตามสื่อ ได้แก่ ธนาคารทั้งของไทยและต่างประเทศ รวมถึงบริษัทต่างชาติที่มีสาขาในประเทศไทย หรือ บริษัทที่ติดต่อกับต่างประเทศ มีศัพท์ใหม่ที่เกิดขึ้นก็คือ word processing เป็นอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานที่ทันสมัยขึ้นรวมถึงคอมพิวเตอร์ มีจอภาพเป็นสีเขียวหรือสีเทา และคนใช้คอมพิวเตอร์ จะต้องเป็นผู้ที่จบจากสาขาคอมพิวเตอร์ หรือชื่ออื่นในยุคนั้น เช่น สารสนเทศOA (office automation)

สำนักงานไร้กระดาษ Paperless Office

       Paperless Office สำนักงานไร้กระดาษ ช่วงประมาณปี 2541 คำนี้เป็นศัพท์ใหม่ที่วงราชการนำมาใช้ หลังจากวงการธุรกิจได้ใช้ไปแล้ว ถึงตอนนี้คอมพิวเตอร์ได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของสำนักงานแทนที่เครื่องพิมพ์ดีด ไฟฟ้าไปเรียบร้อยแล้ว จำได้ว่า ตอนนั้นทุกคนต้องใช้ window 95 มีเครื่องพิมพ์กระดาษหรือที่ติดปากเราในที่สุดคือ เครื่องพรินเตอร์ (printer) รุ่นแรก ๆ ต้องเป็นแบบดอทเมทริกซ์ เพราะจะประหยัดหมึก สามารถใช้ได้หลายครั้ง และเมื่อเสียงเครื่องพิมพ์ดีดหายไปก็ถูกแทนที่ด้วยเสียงแกร็กๆ ของเครื่องใช้สำนักงานแบบนี้แทน วัสดุสำนักงานที่พนักงานสำนักงานต้องมีได้แก่ แผ่นดิสก์ ขนาด 5 ¼ นิ้ว จนถึงขนาด 3.5 นิ้วตามลำดับ ช่วงนี้เช่นกันก็เริ่มมี HandyDrive ราคาตอนนั้น ประมาณ 2,800 บาท หน่วยความจำ 128 MB (ไม่ได้พิมพ์ตัวเลขและอักษรผิด)

สำนักงานเสมือน Virtual Office

       Virtual Office ออฟฟิศในอากาศ บางชื่อก็เรียกว่า Space Office บริการสำนักงานเสมือนจริง เป็นอีกก้าวหนึ่งของสำนักงาน โดยที่ไม่ต้องมีภาระในการซื้อหรือเช่าสำนักงาน แต่มีพนักงานที่คอยดำเนินการในเรื่องต่าง ๆ ให้ไม่ว่า จะเป็นการรับโทรศัพท์ ตอบอีเมล รับฝากข้อความ จัดส่งเอกสารและติดต่องานให้ คำจำกัดความเรื่อง งานสำนักงานที่จะต้องดูแลเรื่องการจัดสำนักงาน ข้อนี้คงจะต้องถูกยกเว้นบางกรณีไปในที่สุด

       อุปกรณ์ เครื่องใช้สำนักงานยิ่งมีความทันสมัยยิ่งขึ้น ระบบ wire network ค่อย ๆ ลดความสำคัญลง ต่อไป ก็เข้าสู่ระบบที่เป็น wireless ทั้งเจ้านายและลูกน้องสามารถติดต่อกันได้โดยไม่ต้องพบหน้าค่าตากันอีก notebook เข้ามาแทนที่การใช้งานได้ทั้งภายนอกและภายในสำนักงาน สำนักงานมีเครื่องตกแต่งสำนักงานที่ดูทันสมัย ตู้เก็บเอกสารและเครื่องใช้สำนักงานบางประเภทไม่มีความจำเป็น พนักงานสามารถนั่งทำงานที่จุดใดก็ได้โดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ รูปลักษณ์ของสำนักงานที่กะทัดรัด ไม่โอ่โถง มีคนทำงานเพียงแค่ 2-3 คนในแผนกก็สามารถทำงานได้ทั้งหมด พนักงานสำนักงาน จะเป็นผู้ที่มีความสามารถในการติดต่อสื่อสารด้วยการใช้อินเทอร์เน็ต อีเมล และการติดต่อทางผ่านโทรศัพท์มือถือ

สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ E-Office (Electronic office)

       E-Office (Electronic office) สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ วันนี้ก็คงจะปฏิเสธไม่ได้ว่า เกือบทุกหน่วยงาน โดยเฉพาะภาคเอกชน ซึ่งนำหน้ามานานแล้วในเรื่องนี้ ซึ่งมันมาพร้อมกับระบบการติดต่อสื่อสารแบบไร้พรมแดน ทั้งอินเทอร์เน็ต โทรศัพท์มือถือ หน่ำซ้ำยังใช้ระบบร่วมกันได้อีก โฉมหน้าของสำนักงานทุกแห่งเปลี่ยนไป เครื่องคอมพิวเตอร์เข้ามาเต็มรูปแบบ อีกทั้งยัง มีภาพของสำนักงานที่ทันสมัยสุดๆ จอคอมพิวเตอร์ ที่เป็นแบบก้อน ๆ ใหญ่แทนที่ด้วยจอแบน เครื่องพิมพ์จากที่เคยส่งเสียงดังกับเงียบสนิทและไม่จำเป็นต้องซื้อเข้ามาใน สำนักงานมากมาย แต่สามารถใช้ร่วมกันได้ และยังไม่นับรวมอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานที่ปรับรูปแบบสามารถใช้งานได้หลาก หลายทั้ง ถ่ายเอกสาร พิมพ์เอกสาร ส่งแฟกซ์ การสแกน การบันทึกเอกสารในรูปแบบต่าง ๆ ที่จะนำไปใช้งานได้ในเครื่องเดียวกัน วัสดุสำนักงานจากแผ่นดิสก์ ปรับเปลี่ยนมาเป็นแผ่นซีดีหรือดีวีดี ที่สามารถบันทึกข้อมูลได้เป็นจำนวนมาก มีชื่อวัสดุสำนักงานชื่อแปลกใหม่ ไม่ว่าจะเป็น USB, Flash drive, USB hub, Gadget สำหรับคอมพิวเตอร์เกิดขึ้นตามมาอย่างมากมาย

http://www.learners.in.th/blogs/posts/383930

http://www.softbizplus.com/apartment/824-office-type

http://chakrit54.wikispaces.com